PromoUpdates / Änderungsprotokoll Archiv

26. September 2018

Mit dem heutigen Update kommen zwei umfangreiche neue Funktionen in das System – die Hinterlegung von Termin-Kontingenten zu Job-Aktionsstandorten sowie die Selbstbuchungsaktion für die Promoter.

Mit den Termin-Kontingenten zu Job-Aktionsstandorten kann künftig im System hinterlegt werden, wie viele Termine im Rahmen des Jobs in dem Aktionsstandort durchgeführt werden sollen. Sowohl bei der Erstellung von Terminen als auch beim Import werden diese Werte geprüft und lösen bei Überschreitung einen Konflikt aus. Weitere Infos zu dem Termin-Kontingenten sind im Hilfeartikel „Wie kann ich ein Termin-Kontingent zu einem Aktionsstandort in einem Job hinterlegen?“ zu finden.

Mit der Selbstbuchung für die Promoter besteht künftig die Möglichkeit, die Termin- und Einsatzplanung der Promoter direkt durch diese durchführen zu lassen. Die Einstellung hierzu wird innerhalb des Projekts/Jobs in den Ausschreibungsoptionen vorgenommen. Damit hat der Promoter die Möglichkeit, in einem Job, der über verschiedene Aktionsstandorte verfügt, eigenständig die Terminierung mit diesen Aktionsstandorten zu vereinbaren und im System zu hinterlegen. Weitere Infos hierzu sind im Hilfeartikel „Wie können die Promoter eine eigenständige Terminierung / Einsatzplanung im Rahmen einer Aktion vornehmen?“ zu finden.

Neben diesen umfangreicheren Punkten sind noch verschiedene kleine Änderungen in das System gekommen:

• ein neuer Filter bei Einsatz-Abrechnungen dient zur Differenzierung zwischen Abrechnungen von Freelancern und Beschäftigten
• das Textfeld „Ausbildung/Qualifikation“ beim Profil wurde in zwei Angaben aufgeteilt
• eine neue automatische Benachrichtigung bei der Änderung des Personalbedarfs von Terminen kann im System im Benachrichtigungsablauf hinterlegt werden
• eine neue automatische Benachrichtigung bei der Erstellung von Terminen kann im System im Benachrichtungsablauf hinterlegt werden
• der Zusatz „Copy from“ beim Kopieren von Projekten/Jobs wird künftig nicht mehr im Projekt-/Jobnamen geführt
• ein neuer Platzhalter ermöglicht die Ausgabe des heutigen Datums (z. B. für den Inhalt der Aktionsvereinbarungen)
• zwei Korrekturen wurden am Termin-Import vorgenommen (kein Import von Einsätzen, wenn das JobProfil storniert wurde; Besetzungsstatus des Termins wird bei Update aktualisiert)

04. September 2018

Mit dem heutigen Update kommen verschiedene kleine Änderungen in das System:

• Performanceverbesserungen im Kundensystem, insbesondere bei der Sicht auf Jobs und der Erstellung von Terminen. Wichtig: Zur Verbesserung der Performance „merkt“ sich das System die Jobs, die der Kunde sehen darf, direkt beim Login in das Kundensystem. Für den Fall, dass ein Kunde einen (z. B. neuen) Job nicht sieht, ist vermutlich ein erneuter Login in das Kundenportal erforderlich.
• Die Ausgabe der Dropdowns mit den Aktionsstandorten wurden Remote-Elemente, d. h. hier sind aus Performance-Gründen per se nicht mehr alle Aktionsstandorte vorgeladen, sondern erscheinen erst nach Eingabe eines Suchbegriffs. Wichtig: Mit einem Sternchen können alle Aktionsstandorte ausgegeben werden.
• Die Aktionen „Termin verschieben“ und „Aktionsstandort ändern“ beim Termin haben jetzt eigene Rechte. Wichtig: Es müssen die bestehenden Nutzergruppen um diese neuen Rechte angepasst werden!
• Bei den Jobs, Terminen und Einsätzen werde in der Spalte „Aktionsstandort“ die Gebiete des Aktionsstandorts sowie ein Label/Popover mit den Notizen des Aktionsstandorts mit ausgegeben.
• kleinere Änderungen und Korrekturen am Export der Stammdaten der Profile.
• Das aktuelle Tagesdatum wurde als Platzhalter hinzugefügt (Sonstiges: Heutiges Datum).

24. August 2018

Mit dem heutigen Update kommen zwei umfangreiche neue Features in das System: Die Job-Zuordnungslinks und die neue Import-Funktion für Termine:

• über die Job-Zuordnungslinks ist es künftig möglich, Jobs außerhalb von iPM_Promotion z. B. auf Facebook auszuschreiben und Bewerbungen über externe Kanäle zu generieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Hilfe-Artikel „Wie kann ich einen Job öffentlich/außerhalb von iPM_Promotion veröffentlichen und ausschreiben?“.
• mit dem Termin-Import können künftig komplette Planungen in die Aktionsstrukturen eingelesen werden – auf Wunsch mit der direkten Buchung von Promotern. Mehr über dieses spannende Feature sowie eine Muster-Datei für den Import finden Sie im Hilfe-Artikel „Wie importiere ich Termine aus einer Excel-Datei in das System?“

17. August 2018

Mit dem heutigen Update kommen vor dem Wochenende noch einige kleinere Änderungen in das System:

• in den Profil-Verwaltungen gibt es eine neue Sicht/Darstellung, in der auch die Bilder der Profile direkt in der Tabelle mit ausgegeben werden. Diese Darstellung ist am oberen rechten Rand der Tabelle zu finden (Bild-Icon)
• das System hat künftig einen individuellen Title, d. h. wenn mehrere Tabs geöffnet sind, unterscheidet sich die Bezeichnung dieser Tabs
• die Ausgabe der Notizen bei Terminen und Einsätzen wurde geändert; hier wird künftig nicht mehr die kaskadierende Notiz ausgegeben (d. h. beim Termin nicht mehr vom Aktionsstandort, beim Einsatz nicht mehr vom Termin oder Aktionsstandort), sondern rein die Notizen des jeweiligen Termins/Einsatzes. Hierbei wird neben der internen Notiz auch die externe Notiz für die Promoter/Kunden im Popover ausgegeben
• im Kundensystem gibt es bei den Terminen/Einsätzen künftig einen Standard-Filter bezogen auf das aktuelle Kalenderjahr
• im Kundensystem wurden die Cockpit-Bezeichnungen angepasst und ebenso „sprechend“ gestaltet wie im Agentursystem

13. August 2018

Mit dem heutigen kleinen Update zum Wochenstart kommen folgende Änderungen/Erweiterungen in die Systeme:

• eine Sicht „Profile mit Bildern“ wurde in die Systeme eingebunden; diese Sicht ist am rechten oberen Rand mit einem Bild-Icon zu finden
• eine statusübergreifende Profilverwaltung „alle Profile (statusaunabhängig)“ wurde eingebunden
• mit den Job-Zuordnungslinks gibt es eine neue Funktion, die die Möglichkeit bietet, Jobs öffentlich/außerhalb von iPM_Promotion zu kommunizieren; über dieses Feature berichten wir in der kommenden Woche noch einmal, wenn die Hilfe-Texte hierfür erstellt wurden.

09. August 2018

Vor der Sommer-Urlaubsphase haben wir es nicht mehr geschafft, ein Update der Systeme durchzuführen. Dafür gibt es nun diverse neue Features im System!

Eine wichtige Neuerung ist die höhere Gewichtung und Wertigkeit des Profilstatus und die Auswirkungen bestimmter Status innerhalb des Systems. Künftig wird es vom System unterbunden, bestimmte Aktionen zu Profilen auszuführen, die nicht aktiv sind. So können die Funktionen zur Planung von Profilen auf Jobs/Einsätze nur noch für aktive Profile durchgeführt werden. Dies erhöht die Qualität und Sicherheit bei der Durchführung bestimmter Aktionen, da so z. B. vermieden wird, dass ein inaktives Profil oder ein Profil auf der Blacklist z. B. für neue Aktionen angefragt/eingeplant wird.

Daneben können künftig keine E-Mails mehr an Personen gesendet werden, die nicht aktiv oder neu sind oder zu denen eine Löschanfrage oder Löschvormerkung vorliegt. Bitte berücksichtigen Sie diese wichtige Änderung in Zukunft! Weitere Informationen hierzu finden Sie im Hilfe-Artikel „Welche Auswirkungen hat der Profil-Status innerhalb des Systems?“.

Ebenfalls neu im System ist die Erweiterung der Sichtbarkeitseinschränkungen für die Nutzer des Agentursystems. Hiermit ist es möglich, den Zugriff auf Projekte, Jobs, Termine und Einsätze nur bestimmten Nutzern zugänglich zu machen. Die Projektrollen sind künftig daher nicht mehr in der Projekt-Erstellung zu finden, sondern in der Funktion „Nutzer-Sichtbarkeit festlegen“ beim Projekt. Weitere Infos hierzu finden Sie im Hilfe-Artikel „Wie kann die Sichtbarkeit für Nutzer auf bestimmte Projekte festgelegt/eingeschränkt werden?“.

Weitere Neuerungen sind die Möglichkeit zur Markierung von exportierten Einsatz-Abrechnungen, sodass diese bei mehrfachen Export-Vorgängen nicht mehrmals exportiert werden. Auch die Textbausteine wurden überarbeitet, sodass es künftig für den Nutzer möglich sein wird, eigene Textbausteine zu erstellen. Auf Basis der Inhalte der Textbausteine werden wir in den nächsten Wochen weitere neue Features aufbauen.

Bitte berücksichtigen Sie: Für die neuen Funktionen gibt es neue Rechte, z. B. die Admin-Rechte bzgl. der Sichtbarkeiten sowie das Recht zur Erstellung von Textbausteinen. Sie müssen daher die bestehenden Nutzergruppen für einen Zugriff auf diese Funktionen anpassen.

Neben diesen umfangreicheren Punkten sind noch diverse kleine Änderungen in das System gekommen:

• beendete Jobs können künftig ausgehend vom Job nicht mehr an Profile ausgeschrieben werden
• Termine mit gebuchten Einsätzen sind künftig auch in den den Cockpits der Projekte/Jobs einzusehen (als Icon/Aktion oben rechts in der Termin-Auflistung)
• der Import von Profilen ist künftig als Ereigniss im Activity-Stream zu finden; hierbei wurde dies so erweitert dass auch der Import-Typ und die Import-Notiz mit übernommen und ausgegeben werden
• Profile mit Löschanfrage werden in einem Widget direkt auf der Startseite ausgegeben
• ein Fehler beim Versand von E-Mails bei der Löschung von Profilen wurde behoben (also bei der tatsächlichen Löschung, d. h. wenn die Löschvormerkung ausgeführt wird)
• im Promoterportal wird die Information mit ausgegeben wenn zu dem Profil eine Löschvormerkung hinterlegt wurde

12. Juli 2018

Mit dem heutigen Update erhält der Profil-Status im System eine höhere Gewichtung und Bedeutung. Künftig wird es vom System unterbunden, bestimmte Aktionen zu Profilen auszuführen, die nicht aktiv sind. So können die Funktionen zur Planung von Profilen auf Jobs/Einsätze nur noch für aktive Profile durchgeführt werden. Damit soll vermieden werden, dass ein inaktives Profil oder ein Profil auf der Blacklist z. B. für neue Aktionen angefragt/eingeplant wird.

Mit dem nächsten Update werden wir dies noch weiterführen: Dann wird der Versand von ausgehenden E-Mails nur noch an neue oder aktive Profile, zu denen keine Löschanfrage oder Löschvormerkung vorliegt, möglich sein.

05. Juli 2018

Mit dem heutigen Update kommt die neue Löschfunktion für Profile in das System. Diese Funktion ermöglicht es, dass ein Profil nicht direkt, sondern erst zu einem bestimmten Löschzeitpunkt aus dem System gelöscht wird. Somit können Aufbewahrungspflichten besser eingehalten werden. Weitere Informationen zur neuen Löschfunktion sind im Hilfe-Artikel „Wie lösche ich Profile bzw. wie können diese zum Löschen vorgemerkt werden?“ zu finden.

Daneben wurde eine Umstellung bei den Profilverwaltungen vorgenommen. Künftig gibt es hier verschiedene Listen: eine für jeden Profil-Status (also für neue, aktive, inaktive, blacklist sowie ausgeschiedene Profile), eine Liste mit den Profilen, die eine Löschanfrage gestellt haben sowie eine Liste für die Profile, zu denen eine Löschvormerkung hinterlegt wurde. Durch diese strikte Unterteilung sollen Fehler reduziert werden, dass versehentlich Profile mit dem falschen Status für Aktionen angefragt werden. Weitere Infos hierzu gibt es im Hilfe-Artikel „Wie funktioniert das Statussystem bei den Profilen?“.

21. Juni 2018

Mit dem heutigen Update kommt die neue Funktion zur Hinterlegung von Löschanfragen direkt durch die Promoter innerhalb des Promoterportal in die Systeme. Über eine gezielte Aktion innerhalb der Cockpit-Aktionen kann der Promoter der Agentur somit mitteilen, dass seine Daten gelöscht werden sollen. Innerhalb des Agentursystems wird dies durch eine farbliche Markierung gekennzeichnet. Ebenfalls gibt es ein neues Filter-Element hierfür.

Daneben haben wir einen Fehler beim Bearbeiten/Löschen von Kategorien behoben.

14. Juni 2018

Mit dem heutigen Update erfolgt der Release der überarbeiteten Promoter-Registrierung. In dieser ist künftig direkt die Abfrage der AGB sowie der Einwilligungserklärung zur Verwendung personenbezogener Daten nach DSGVO enthalten. Promoter, die sich nun neu registrieren, kommen also nach dem Login nicht mehr auf die Bestätigungsseite (weil die Bestätigung bereits erfasst wurde).

Daneben wurde die Registrierung dynamischer umgesetzt, sodass einzelne Schritte/Seiten der Registrierung über die System-Konfiguration ausgeblendet werden können. Dies gilt für die Schritte/Seiten Erscheinungsbild und Bilder. Die Seite AGB/Datenschutz wird abhängig davon ausgegeben, ob einer der beiden Textbausteine aktiv ist.

Ebenfalls neu mit diesem Update ist die Aufnahme zahlreicher Ereignisse bei der Bearbeitung der Profil-Stammdaten zur Dokumentation von Daten-Änderungen.

07. Juni 2018

Wie angekündigt erfolgt mit dem heutigen Update die Einbindung der Bestätigungsseite in das Promoterportal. Das heißt:

• Liegt ein aktiver Textbaustein „Einwilligungserklärung zur Verwendung personenbezogener Daten nach DSGVO“ vor, so wird der Promoter nach dem Login aufgefordert, seine Einwilligung zu hinterlegen.
• Liegt ein aktiver Textbaustein „AGB/Nutzungsbedingungen“ vor, so wird der Promoter zur Akzeptanz/Bestätigung dieser aufgefordert.

Die Bestätigung/Einwilligung wird explizit im System getrackt und protokolliert. Sind die Textbausteine inaktiv, so erfolgt diese Bestätigungseinholung nicht, d. h. die Agentur hat die Möglichkeit, zu steuern, ob dies erfolgen soll oder nicht.

31. Mai 2018

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) war und ist in den letzten Wochen das beherrschende Thema. Wir arbeiten seit vielen Wochen intensiv an Änderungen, Optimierungen und neuen Features rund um dieses Thema, um iPM_Promotion im Hinblick auf die Anforderungen der DSGVO zu optimieren.

Mit dem heutigen Update kommen die ersten neuen Features und Änderungen rund um diesen Themenbereich in die Systeme.

Viele dieser Änderungen sind für den Anwender nicht direkt sichtbar, da die Hintergrundprozesse rund um die Verarbeitung und Speicherung der Profildaten betroffen sind. Diese umfangreichen Bereiche haben wir in den letzten Wochen vollständig überarbeitet, um eine Protokollierung von Datenänderungen zu gewährleisten.

In diesem Zuge wurde auch die Funktion zum agenturseitigen Hinzufügen von Profilen überarbeitet. Künftig ist diese Funktion nur noch ein sehr kurz gehaltener Workflow, wodurch Profile deutlich schneller manuell erstellt und eingefügt werden können. Über die Bearbeitungsfunktionen können weitere Details natürlich agenturseitig weiterhin ergänzt werden.

Ebenfalls neu im System ist die Bestätigung der AGB/Nutzungsbedingungen sowie die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Promoterportal. Dies dient dazu, diese Angaben explizit zu erfassen, zu protokollieren und somit zu dokumentieren.

Hierfür wurden im Rahmen des heutigen Updates folgende neue Textbausteine in das System eingebunden:

• Textbaustein 1: Um eine bessere Trennung der AGB/Nutzungsbedingungen von der Datenschutzerklärung zu erreichen, haben wir für die Datenschutzerklärung einen neuen Textbaustein eingefügt (Textbaustein: Datenschutzerklärung).
• Textbaustein 2: Zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist eine explizite Einwilligung der Promoter erforderlich. Für diesen Text gibt es ebenfalls einen neuen Textbaustein (Textbaustein: Einwilligungserklärung zur Verwendung personenbezogener Daten nach DSGVO).
• Textbaustein 3: Dieser Textbaustein dient der Erklärung auf der Bestätigungsseite nach dem Login in das Promoterportal (Textbaustein: Hinweis auf Promoter-Bestätigungsseite).

Wie funktioniert die Bestätigungsseite/Einwilligungserfassung?

Im Promoterportal gibt es eine Prüfung, ob der Promoter die AGB bereits bestätigt hat und seine Einwilligung zur Verwendung seiner personenbezogener Daten hinterlegt hat. Ist dies nicht der Fall, wird der Promoter auf eine Bestätigungsseite weitergeleitet (siehe Screenshot). Für einige Seiten im Promoterportal greift diese Weiterleitung nicht, z. B. die Seiten des Profil-Cockpits. Dies dient dazu, dass der Promoter weiterhin die Möglichkeit haben soll, Einblick auf die zu ihm gespeicherten Daten zu nehmen. Mit der Bestätigung/Einwilligung wird dies beim Promoter automatisch hinterlegt und protokolliert, sodass dies nur einmal erforderlich ist. Agenturseitig ist im Profil-Cockpit und in der Quickview einzusehen, ob die Promoter diese Angaben bereits hinterlegt haben. Ebenfalls kann über Filter-Elemente explizit danach gesucht werden. Die Bestätigung greift für alle bestehenden oder neuen Profile im System, also z. B. auch für Profile, die agenturseitig erstellt oder importiert werden. Somit kann also gewährleistet werden, dass z. B. auch von Promotionbasis importierte Profile für die Nutzung des Promoterportals die AGB bestätigen und die Einwilligung zur Verwendung personenbezogener Daten hinterlegen müssen. Im nächsten Schritt wird die Registrierung der Promoter überarbeitet, sodass die Einwilligungen direkt hier abgefragt und auch gespeichert werden. Dann ist die Hinterlegung der Einwilligung nach dem Login für neu registrierte Promoter nicht mehr erforderlich.

Wichtig: Die Bestätigung für die AGB sowie die Einwilligungserklärung zur Verwendung personenbezogener Daten wird im Promoterportal nur abgefrag,t wenn die entsprechenden Textbausteine als aktiv hinterlegt wurden! Damit Sie Zeit haben, die entsprechenden Texte vorzubereiten, kommt die aktive Bestätigungsseite für die Promoter erst mit dem kommenden Update am 07.06.2018 KW 23 in das System!

Was ist für Sie zu tun?

Bitte passen Sie die Inhalte der neuen Textbausteine an Ihre Anforderungen an. Hinterlegen Sie insbesondere Ihre Datenschutzerklärung mit allen erforderlichen Angaben und Kontaktdaten. Aktivieren Sie die gewünschten Textbausteine, wenn Sie möchten, dass Ihre Promoter nach dem Login in das Promoterportal die Bestätigung/Einwilligung hinterlegen sollen. Informieren Sie Ihre Promoter ggf. über eine manuelle E-Mail noch einmal über die anstehende Änderung und die Bestätigungsseite.

14. Mai 2018

Mit dem heutigen kleinen Update werden die Platzhalter um weitere personenbezogene Angaben (Anschrift des Promoters) sowie andere Angaben erweitert.

15. März 2018

Mit dem heutigen Update kommen folgende kleinere Erweiterungen/Anpassungen in das System:

• Im Termin-Bereich gibt es neue Filter-Möglichkeiten nach Terminen, die verschoben wurden oder bei denen der Aktionsstandort geändert wurde.
• Diese Filter sind auch im Kundensystem verfügbar, sofern der Kunde die Sichtbarkeit auf diese Informationen/Angaben hat.
• Die bestätigte Aktionsvereinbarung kann neben der Druckansicht künftig auch als PDF-Dokument generiert und heruntergeladen werden.
• Ein Fehler beim Erstellen und Bearbeiten von Aufgaben wurde behoben.

07. März 2018

Mit dem heutigen Updaten kommen kleinere Erweiterungen zur Ausgabe von Notizen und Kategorien im Kundensystem in das System. Hierbei wurden folgende neue Features in das System eingebunden:

• Zu Aktionsstandorten, Terminen und Einsätzen kann künftig auch eine externe Notiz für Kunden hinterlegt wurden. Diese ist klar von der externen Notiz für Promoter getrennt.
• Bei den Kategorien kann festgelegt werden, ob diese extern im Kundensystem ausgegeben werden sollen.
• In den Sichtbarkeitseinstellungen der Kontaktgruppen kann hinterlegt werden, ob die Einsicht auf die externen Kunden-Notizen oder die Kategorien möglich sein soll (beim Aktionsstandort, Termin oder Einsatz).

Daneben wurden folgende kleinere Fehler bearbeitet und Änderungen vorgenommen:

• Druckansicht der Aktionsvereinbarungen wurde verbessert (Druckrand, Überschrift etc.)
• Ausgabe von Bildern in Druckansicht der Aktionsvereinbarung wurde eingebunden (z. B. zur Einbindung einer Unterschrift als Bild)
• Einbindung von Filtern in die Ausgabe der Bilder/Dateien einer ReportdefinitionFehlerhafte Ausgabe von stornierten Einsätzen im Profil-Kalender behoben
• Fehler beim Hinterlegen von multiplen Dateien bei Projekten/Jobs (nach Formularänderung) behoben
• Fehler beim Hinterlegen von multiplen Gebieten bei Kontakten (nach Formularänderung) behoben
• Import-Fehler mit Leerzeichen in Spaltenbezeichnungen korrigiert

15. Februar 2018

Mit dem heutigen Update kommen einige Erweiterungen und neue Features in das System.

Komplett neu ist die Funktion, dass beim Abschließen eines Projekts/Jobs automatisch Einträge in die Aktionshistorie geschrieben werden können. Hintergrund ist, dass die Aktionshistorie die Referenztätigkeiten der Promoter beinhaltet. Nun ist ein manuelles Schreiben dieser Einträge für die internen Aktionen sehr aufwändig. Daher kann dies automatisch vom System übernommen werden.

Ebenfalls neu sind die Kopierfunktionen im Reporting. Diese Kopierfunktionen wurden für ganze Fragebögen als auch für einzelne Fragen eingebunden. Hierbei kann gewählt werden, ob nur aktive oder alle Elemente kopiert werden sollen.

Daneben wurden noch folgende Änderungen im System vorgenommen:

• Erweiterung der Profil-API um weitere Angaben (insbesondere auch die Personalnummer, siehe auch unter http://api.ipm-promotion.de)
• stornierte Einsätze werden im Kalender eines Profils ausgegeben und als storniert gekennzeichnet
• fehlerhafte Ausgabe von Telefonnummern in der API wurde korrigiert
• Personalnummer kann über den Profil-Import mit eingelesen werden
• Branche/Tätigkeit beim Job, Profil etc. werden künftig alphabetisch sortiert ausgegeben
• Fehler bei Profilen ohne Beschäftigung bei Abrechnung behoben sowie Import dafür angepasst
• Performanceverbesserungen im Kundensystem

Auch im „Backend“ von iPM_Promotion hat sich viel getan. So haben wir zahlreiche Bibliotheken aktualisiert und auf den aktuellen Stand gebracht sowie Updates, die in Zukunft noch kommen werden, vorbereitet.

18. Januar 2018

Mit dem heutigen Update kommt die neue Export-Funktionalität in das System. Unter „Dateien –> Exporte“ steht die neue Funktion zum Export von Stammdaten und Abrechnungsdaten künftig zur Verfügung. In diesen Bereich werden auch weitere Exporte in Zukunft eingebunden.

Wichtig: Die neue Export-Funktion ist an ein neues Recht gebunden. Sie müssen daher die Rechte der Nutzergruppen anpassen, wenn Sie diese neue Funktion nutzen möchten!

06. Dezember 2017

Mit dem heutigen Nikolaus-Update kommt die erste Erweiterung der neuen Abrechnungsfunktion. Künftig kann die initiale Rechnungserstellung/-vorbereitung auch direkt durch die Promoter erfolgen. Hierfür gibt es in den Allgemeinen Projektangaben die neue Einstellung „Abrechnungserstellung durch“. Wird hier hinterlegt, dass die Abrechnungserstellung/-vorbereitung durch die Agentur und den Promoter erfolgen soll, kann der Promoter zu seinen gebuchten Einsätzen eigenständig die Rechnung erzeugen.

Daneben wurden mit dem Update diverse Ereignisse rund um die Abrechnungen im Ereignisstrom eingebunden. Diese Ausgabe der Abrechnungs-Ereignisse erfolgt im jeweiligen Kontext (also in den Ereignissen der Projekte, Jobs, Termine, Einsätze etc.) als auch im Cockpit der Einsatz-Abrechnung.

Auch das Löschen wurde aufgrund der Aufbewahrungspflichten von Abrechnungen angepasst. Künftig können Profile, Projekte, Jobs, Termine und Einsätze nicht mehr gelöscht werden, wenn hierzu bereits Abrechnungen vorliegen.

Künftig sind die Daten der Einsatz-Abrechnungen zudem in der API über eigene Endpunkte verfügbar. Die API-Dokumentation unter http://api.ipm-promotion.de wurde um die neuen Endpunkte erweitert.

24. November 2017

Mit dem heutigen Update erfolgt der Release der neuen Abrechnungsfunktion von iPM_Promotion. Nach intensiver Entwicklungsarbeit in den letzten Wochen und Monaten steht dieses neue Feature künftig allen Nutzern der Premium-Version zur Verfügung. Folgende wichtige Neuerungen sind im System verfügbar und müssen beachtet werden:

• Im neuen Bereich „Abrechnung“ gibt es künftig die Vergütungen. Vergütungen nehmen im System einen informativen Charakter im Rahmen der Ausschreibung ein und bilden die Basis für die Abrechnung von Einsätzen. Die Vergütungen sind eigene Datensätze, die auf verschiedenen Ebenen (Projekt, Job, Termin, Einsatz etc.) hinterlegt werden können und ersetzen hierbei die bisherigen hinterlegten Vergütungsangaben. Mehr zu den Vergütungen erfahren Sie im Hilfe-Artikel „Wie kann ich aktionsbezogene Vergütungen erstellen und hinterlegen?“. Im Rahmen dieses Updates wurden daher für alle bisher hinterlegten Vergütungsangaben automatisch Vergütungen erstellt und zu den jeweiligen Ebenen hinterlegt. Bitte prüfen Sie diese Vergütungen intensiv!
• Ebenfalls neu im Bereich „Abrechnung“ ist die Auflistung der Einsatz-Abrechnungen. Hier sind alle Abrechnungen der Einsätze zu finden. Die Funktion zur Erstellung von Einsatz-Abrechnungen ist als Einsatz-Aktion im Bereich der Einsätze zu finden. Mehr Infos zur Erstellung von Einsatz-Abrechnungen, dem Abrechnungsprozess und den grundlegenden Strukturen der Einsatz-Abrechnung finden Sie in den Hilfe-Artikeln „Wie kann ich eine Einsatz-Abrechnung erstellen?“, ‚Wie sind die Strukturen, Bereiche und Zusammenhänge für die Abrechnungsfunktionalität?“ und „Wie funktioniert der Abrechnungsprozess in iPM_Promotion?“.
• Auch im Promotersystem gibt es künftig einen Bereich „Abrechnungen“. Hier sind die für ihn erstellten und weitergeleiteten Einsatz-Abrechnungen zu finden (siehe hierzu auch den Hilfe-Artikel „Wie kann eine Abrechnung zur Prüfung an die Promoter weitergeleitet werden?“. Wenn Sie wünschen, dass der Bereich „Abrechnungen“ im Promotersystem nicht ausgegeben werden soll, teilen Sie uns dies einfach kurz mit.
• Für die Neuerungen gibt es neue Berechtigungen. Sie müssen die bestehenden Nutzergruppen manuell bearbeiten und die Berechtigungen für die Vergütungen und die Einsatz-Abrechnung hinterlegen. Ohne diese Anpassung stehen Ihnen die neuen Funktionen/Bereiche nicht zur Verfügung.
• In den bürokratischen Angaben eines Profils kann künftig explizit erfasst werden, ob die Person Kleinunternehmer gemäß §19 UStG ist. Daneben kann hier eine Personalnummer erfasst werden. Diese muss im System eindeutig sein.

Wichtig: Die Abrechnungsfunktion ist so ausgelegt, dass bestehende Strukturen und Prozesse nicht verändert werden müssen! D. h. sämtliche Funktionen und Prozesse bleiben bestehen, da die Abrechnung von Einsätzen ein Prozess ist, der nachgelagert und eigenständig abgebildet wird.

In der PromoHilfe ist für die neuen Hilfe-Artikel ein neuer Bereich „Abrechnung“ zu finden. Hier sind zahlreiche Hilfetexte zum Umgang mit der neuen Funktionalität hinterlegt.

17. August 2017

Mit dem heutigen Update erfolgt der angekündigte Release der API von iPM_Promotion. Die Dokumentation hierzu ist unter http://api.ipm-promotion.de zu finden.

Um externe Auswertungen wieder in das System integrieren zu können, gibt es mit den Widgets eine neue Funktionalität in der Premium-Version. Weitere Informationen hierzu sind im Hilfeartikeln „Wie kann über ein Widget ein externer Inhalt in das System eingebunden werden?“ zu finden.

Daneben wurden noch folgende kleinere Änderungen im System vorgenommen:

• Fehler bei der Quicksearch nach Jobs ausgehend aus dem Profil-Cockpit wurde behoben
• Beim Import von Aktionsstandorten wird als Standard nun immer „Deutschland“ gesetzt – auch wenn im Import kein Land angegeben wurde
• ein Validierungsfehler bei der Hinterlegung von zeitfenster-gebundenen Benachrichtigungen wurde behoben
• eine falsche Ausgabe von Kategorien im Bereich der Einsätze im Kundensystem wurde entfernt
• Fehler beim Profil-Filter nach Profildokumenten und Aktionshistorie wurden behoben
• In der Detail-Export-Ansicht der Termine/Einsätze wurde eine neue Spalte zur Ausgabe der Gebiete des Aktionsstandorts hinzugefügt
• Performanceverbesserung bei der Suche nach dem Buchungsstatus eines Profils im Job ausgehend vom Job-/Profil-Cockpit

03. August 2017

Mit dem heutigen Update kommt eine neues Feature in das System, nämlich die Hinterlegung von Dateien bei Terminen. Mit dieser Funktionalität ist es möglich, künftig bei Terminen Dateien zu hinterlegen und diese für Promoter als auch für Kunden im System sichtbar zu schalten.

Im Gegensatz zu den Dateien bei Projekten und Jobs haben die Dateien der Termine mehr den Charakter von Attachments/Anhängen. D. h. eine Termin-Datei ist nicht in der allgemeinen Dateiverwaltung zu finden, sondern ausschließlich beim Termin hinterlegt.

Achtung: Die neue Funktionalität ist sowohl für Agenturnutzer als auch für Kunden an ein neues Recht gebunden. Ggf. müssen daher die bestehenden Nutzer-/Kundengruppen mit diesem neuen Recht angepasst werden.

Daneben wurden als kleinen kundenseitigen Änderungswunsch noch neue Gründe bei der Termin-Verschiebung eingebunden sowie zwei kleine Fehler bei der Ausgabe/Sortierung von Daten behoben.

25. Juli 2017

Mit dem heutigen Update haben wir zwei von Kunden gemeldete Fehler im System behoben:

• Performanceverbesserung bei Ausgaben von Terminen und Einsätzen im Kundensystem
• Performanceverbesserung bei der Ausgabe von Profilen in einem Job

Daneben steht die neue API von iPM_Promotion kurz vor dem Abschluss. Diese Funktionalität wird mit dem nächsten Update zeitnah eingebunden.

15. Juni 2017

Mit dem heutigen Update schließen wir die am 06.04.2017 angekündigten Änderungen zur Überarbeitung des Promoter-Rückmeldeworkflows ab. In diesem Zuge kommen wichtige Änderungen in die Systeme:

1.) In den Ausschreibungsoptionen der Projekte/Jobs kann künftig hinterlegt werden, ob eine Rückmeldung auf Termine/Einsätze nur gesammelt durch die Promoter vorgenommen werden darf. Im Rahmen einer gesammelten Rückmeldung kann ein Promoter nicht mehr einzelne Termine/Einsätze auswählen sondern die Aktion gilt immer für alle möglichen Termine/Einsätze des Jobs. Mehr Infos zur gesammelten Rückmeldung finden Sie in unserer PromoHilfe im Artikel „Wie kann ich auf Terminebene arbeiten und dennoch gesammelte Rückmeldungen der Promoter generieren?“.

2.) Die Bestätigung der Aktionvereinbarungen kann künftig feiner gesteuert werden. So gibt es in Abhängigkeit der Beschäftigungsart des Promoters (zur Differenzierung zwischen Freiberuflern/Freelancern und abhängig beschäftigten Promoter), der Ebene auf der die Rückmeldung hinterlegt wird (Job oder Termine/Einsätze) sowie der Rückmeldungsaktion (Bewerbung oder Bestätigung) insgesamt acht verschiedene Texte. Diese Texte sind in den Textbausteinen zu finden. Im Rahmen des Updates wurde der Inhalt des vormaligen Textbausteins „Aktionsvereinbarungen im Promoter-Rückmelde-Workflow“ in diese neuen Textbausteine übertragen/kopiert. Diese neuen Textbausteine können künftig analog zu den E-Mail Vorlagen über Platzhalter parametrisiert werden. Somit können komplett dynamische Aktionsvereinbaren generiert werden denen die Promoter im Rahmen der Rückmeldung zustimmen müssen.

Ebenfalls neu ist die Funktionalität, dass die Bestätigung von Aktionsvereinbarungen eine explitzite Speicherung der Inhalte bewirkt. Bewirbt sich ein Promoter künftig auf einen Job und akzeptiert hierbei die Aktionsvereinbarungen, so werden diese Inhalte dauerthaft gespeichert und sind sowohl für die Agentur- als auch den Promoter einsehbar.

Mehr Infos zu diesem neuen Feature finden Sie in unserer PromoHilfe im Artikel „Wie kann ein Promoter im Rahmen seiner Rückmeldung Aktionsvereinbarungen/Vertragsbedingungen zustimmen?“.

Neben den genannten Änderungen kamen mit dem Update folgende Änderungen in diese Systeme:

• Bei den Leistungen eines Budgets können künftig auch Fließkommazahlen hinterlegt werden. Somit können Manntag-Kontingente besser abgebildet werden.
• Bei den offenen Rückmeldungen im Agentursystem wurden auch Jobs ausgegeben die nicht aktiv waren.
• Es lag ein Fehler bei der Ausgabe/Verlinkungen von Telefonnummern vor.
• Das Label mit der Information zur Stornierung eines Profils im Job wurde seit dem letzten Update nicht mehr korrekt ausgegeben.
• Bei Einsätzen im Agentursystem wird künftig die Info zur Terminverschiebung sowie der Standord-Änderung in der Status/Info-Spalte mit ausgegeben.

30. Mai 2017

Mit dem heutigen Update kommen die ersten angekündigten Änderungen innerhalb des Promotersystems und des Rückmelde-Workflows in die Systeme. Durch die folgenden Änderungen erhoffen wir uns mehr Klarheit und Transparenz für die aktionsbezogene Rückmeldung von Promotern im Promoterportal:

• die Rückmeldung auf Jobebene und auf Termine/Einsätze wurde getrennt; künftig wählt der Promoter explizit, ob er eine Rückmeldung zum Job oder zu Terminen/Einsätzen geben möchte (Reduktion der Komplexität)
• daneben wählt der Promoter künftig, ob er eine Absage, eine Bewerbung oder eine Bestätigung hinterlegen möchte; es ist für die Promoter somit nicht mehr möglich, im gleichen Schritt die Aktionen zu kombinieren
• die Buttons wurden im Promotersystem überarbeitet und werden künftig größer und deutlicher dargestellt; dies soll die Nutzung auf mobilen Endgeräten verbessern
• der Rückmelde-Workflow wurde strukturell und optisch überarbeitet; auf der Einstiegs- und der Abschlussseite ist künftig klar zu sehen, welche Aktion auf welchen Job bezogen ausgelöst wird
• die Bestätigung zu Jobs/Terminen wird künftig gesammelt am Ende des Workflows (und nicht mehr für einzelne Termine) erfasst; die Bestätigung muss weiterhin nur hinterlegt werden, wenn dies beim Job in den Ausschreibungsoptionen so hinterlegt wurde
• die Buttons und Auswahl der Funktionen zur Rückmeldung wurden optisch und farblich überarbeitet

22. Mai 2017

Mit dem heutigen Update kommen ein paar kleinere Sichtveränderungen in das Agentur- als auch das Kundensystem. So werden die Identifikationsnummern der Aktionsstandorte, wenn gesetzt künftig direkt beim Termin und Einsatz mit ausgegeben.

Daneben gibt es im Kundensystem künftig Export-Sichten auf Termine und Einsätze. Beide Sichten können über explizite Rechte gesteuert werden.

10. Mai 2017

Mit dem heutigen Update kommt die Möglichkeit in das System, im Kundensystem Ereignisse zu Projekten, Jobs oder Terminen zu Informationszwecken auszugeben. Ob und welche diese Ereignisse ausgegeben werden, kann über Rechte und Sichtbarkeitseinstellungen der Kundengruppen definiert werden.

Daneben haben wir ein paar kleinere Fehler behoben:

• die Quicksearch im Bereich der Einsätze im Kundensystem hatte einen Fehler
• bei der Bewerbung im Promotersystem gab es in der Basisversion einen Fehler, wenn nicht mit Terminen/Einsätzen gearbeitet wurde

12. April 2017

Mit dem heutigen Update haben wir ein paar kleinere Fehler behoben sowie kleinere Änderungen am System vorgenommen:

• die Sicht um den Einsatz-Export etwas umstrukturiert und um weitere Angaben erweitert
• die Termin-Quickview und Einsatz-Quickview im Agentursystem einheitlich mit den vollständigen Aktionsstandort-Angaben ergänzt
• einen Fehler bei der Protokollierung der Zeiten im ActivityStream behoben
  Daneben haben wir die Budget-Funktionalität abgeschlossen und binden diese nun in die ersten Systeme ein. Die Funktionalität ist jedoch noch modulgebunden und steht daher noch nicht in allen Systemen zur Verfügung.

30. März 2017

Mit dem heutigen Update kommt ein neues iPM_Promotion Favicon in die Systeme. Also bitte nicht wundern ;-).

Daneben gibt es künftig auch die Möglichkeit, dieses Favicon anzupassen. Bitte lassen Sie uns hierfür einfach Ihr Favicon zukommen.

Neben dieser Änderung wurde mit dem Update ein Fehler in den Filtern der Reportdefinitionen behoben sowie bei großen Filterergebnissen. Auch ein Fehler beim Export von Daten-Tabellen wurde behoben.

07. März 2017

Mit dem heutigen Update kommt eine Erweiterung der Funktion „Termine erstellen und Einsätze planen“ ausgehend von dem Kalender der Profile in das System. Künftig können über diese Funktionalität auch die Zeiten der Termine angepasst werden sowie direkt eine externe Notiz zu den Terminen hinterlegt werden. Ebenfalls neu ist, dass die durchzuführenden Workflow-Schritte wählbar sind.

Daneben wurden ein paar kleinere Fehler behoben sowie kleinere Änderungen am System vorgenommen:

• ein Fehler bei negierten Filtern (Nicht-Operator) wurde behoben
• die internen Notizen zum Termin werden jetzt im Agentursystem in der Tabelle mit ausgegeben
• stornierte Profile eines Jobs können künftig nicht mehr für neue Einsätze des Jobs eingeplant werden
• in der Projektverwaltung werden künftig gewisse Kennzahlen mit ausgegeben
• in der Projektverwaltung erscheint eine Warnung/Info, wenn zu dem Projekt kein Benachrichtigungsablauf hinterlegt wurde
• im Kundensystem wird die externe Identifikationsnummer in der Auflistung der Aktionsstandorte mit ausgegeben

10. Februar 2017

Mit dem heutigen Update kommt mit den Kontaktgruppen ein neuer Bereich in das System. Die Kontaktgruppen dienen analog zu den Nutzergruppen dazu, Funktionsrechte und Sichtbarkeiten zu definieren. Die Kontaktgruppen können künftig bei einem Kontakt-Datensatz (also einem Kunden der Zugriff auf das Kundensystem haben soll) hinterlegt werden. Die Kontaktgruppen stehen künftig in allen Premium-Versionen zur Verfügung.

Achtung: Vorher waren die Funktionsrechte und Sichtbarkeiten fest definiert – künftig kann dies also im System über die Kontaktgruppen parametrisiert werden. Damit es hier keinen „Bruch“ gibt, haben wir im Rahmen dieses Updates eine Standard-Kundengruppe erstellt und diese bei allen Kontakten automatisch hinterlegt. So wird sichergestellt, dass sich an den Zugriffen/Sichten für bestehende Kundenkontakte nichts ändert.

Neben den Kontaktgruppen gibt es noch einige weitere kleinere neue Features, die mit dem Update eingebunden wurden:

• die Erstellung und das Löschen von Terminen wurden überarbeitet und sind künftig als Ereignisse im ActivityStream zu sehen
• zu den Ereignissen im Stream gibt es künftig ein Transaktionen-Cockpit. In einer Transaktion werden Ereignisse zusammengefasst, die im Rahmen einer Aktion erstellt wurden (z. B. 5 Termin,e die in einem Schritt erstellt wurden).
• zu den E-Mail-Versandprozessen gibt es künftig ein Cockpit. Hierin sind die E-Mails zu finden, die im Rahmen des Versandprozesses versendet wurden
• es wurde ein Platzhalter für die formelle Anrede eines Profils eingebunden

Daneben wurden noch einige Fehler behoben. Die wichtigen Punkte hierbei waren:

• im Jobkalender konnten nach der Auswahl von Tagen keine Termine erstellt werden
• in den Tabellen/Verwaltungen waren die Standard-Filter falsch definiert. Zudem gab es Fehler beim Zurücksetzen von Filtern und Werten
• die Quicksearch nach Jobs im Profil-Cockpit war falsch. Zudem wurden hier Job-Filter eingefügt
• der Umkreis-Filter bei Profilen war defekt (es konnten keine Werte eingetragen werden)

Zusätzlich haben wir die verwendeten Javascript-Bibliotheken aktualisiert sowie den Paketmanager für die Verwendung überarbeitet. Dies vereinfacht künftige Aktualisierungen und macht das System stabiler.

19. Januar 2017

Mit dem ersten Update im Jahr 2017 kommen spannende neue Features in das System. Der wichtigste Punkt ist der neue ActivityStream, d. h. der Protokollierung und Ausgabe von systemisch- oder nutzerseitig ausgelösten Ereignissen. Diese Ereignisse werden künftig an verschiedenen Stellen im System ausgegeben, z. B. der Startseite sowie den Dashboards in den Cockpits von Projekten, Jobs, Terminen, Einsätzen und Profilen. Aktuell wandern alle Statusänderungen innerhalb der Einsatzplanung, alle Stornierungen sowie die Termin-Verschiebung, Termin-Bestätigung und Änderung eines Aktionsstandortes in den Stream. In Zukunft werden noch weitere Aktionen/Ereignisse für den Stream aufbereitet.

Daneben haben wir an Optimierungen im E-Mail-Versand gearbeitet. Künftig werden einfache Versandfehler (z. B. wegen ungültiger E-Mail-Adresse) bei den versendeten E-Mails mit ausgegeben. Auch haben wir alte Versandprozesse mit der Meldung „Versand ausstehend“ aus dem System entfernt.

Neben diesen Punkten haben wir viele kleinere Features mit diesem Update eingebunden und einige Fehler behoben:

• Im Einsatz-Cockpit wird in der Zusammenfassung künftig ausgegeben, wer wann welchen Status gesetzt/geändert hat
• Es gab einen Fehler bei der Zählung von Terminen (wenn Termine gelöscht wurden)
• Die Pflichtfelder bei der Registrierung, bei den Angaben zum Erscheinungsbild, wurden mit denen beim Bearbeiten vereinheitlicht/angepasst
• Ein Fehler bei der Job-Zählung auf der Startseite im Kundensystem wurde behobenFehlerhafter Link bei Mails (Platzhalter: Link zum Job-Cockpit im Promotersystem)
• Projekte und Jobs mit dem Status abgeschlossen werden in den Listen künftig durch einen Standardfilter nicht mehr ausgegeben. Bei den Terminen und Einsätzen zeigt der Standardfilter nur die Daten aus dem aktuellen Kalenderjahr.
• Ein Fehler beim Ändern/Erweitern eines Fragebogens wurde behoben (trat auf wenn zu gelöschten Einsätzen bereits Feedbacks abgegeben wurden)
• Das Widget „Heutige Einsätze“ zeigt künftig keine stornierten Einsätze mehr an.

12. Dezember 2016

Mit dem heutigen Update kommt eine wichtige Neuerung in das System: Wir haben die Aktion „Profil zu Job zuordnen“ überarbeitet. Künftig heißt diese Aktion auch bei den Profilen „Job an Profile ausschreiben“. In der Maske können die nicht-abgeschlossenen Jobs des System ausgewählt werden. Die Textsuche in dem Auswahlelement durchsucht hierbei auch Werte vom Projekt und Aktionsstandort des Jobs. Durch die Eingabe eines Sternchens (*) werden alle Jobs des Systems ausgegeben.

Neben dieser Änderung haben wir die Kontaktdaten beim Aktionsstandort überarbeitet/erweitert. So ist hier künftig z. B. auch eine Faxnummer zu finden.

Zusätzlich haben wir noch kleinere Performance-Optimierungen an einigen tabellarischen Sichten in den Systemen vorgenommen.

05. Dezember 2016

Mit dem heutigen Update kommen werden ein paar kleinere Fehler im System behoben:

• die Suche nach E-Mail-Vorlagen im Dropdown hat Probleme gemacht wenn es E-Mails ohne Beschreibung gab
• Im Jobprofil-Cockpit haben bei Jobs mit Bewerbung auf Jobebene die Buchungsaktionen gefehlt
• Mail-Links wurden im System falsch ausgegeben

21. November 2016

Mit dem heutigen Update kommen viele kleine Verbesserungen sowie die Behebung einiger Fehler in das System. Daneben wurde mit diesem Update die serverseitige Umstellung auf PHP7 vorgenommen. PHP7 hat eine deutlich schnellere Laufzeit und einen geringeren Speicherverbrauch. Kurzum: Das System sollte schneller werden!

Folgende Punkte wurden umgesetzt und mit dem Update in das System eingebunden:

• wir haben die Ausgaben/Abfragen in einigen Datenbereichen (z. B. Profile, Jobs, Termine, Einsätze) überarbeitet, um die Performance zu verbessern
• es wurde das Auswahlelement der Promoter bei der Funktion „Einsätze planen“ geändert, sodass Profile nur noch nach Eingabe/Suche ausgegeben werden. Dies war zur Verbesserung der Performance erforderlich, wenn viele Personen dem Job zugeordnet sind. Sollen alle Profile ausgegeben/angezeigt werden, muss im Suchfeld eingetragen werden.
• Optimierung verschiedener mobiler Sichten/Ausgaben, insbesondere der Aktionen innerhalb des Promotersystems
• Einbindung einer neuen Scrollbar zur Verbesserung des Scrollings auf mobilen Endgeräten
• Fehlerhafte Darstellung des Profil-Kalenders auf mobilen Geräten
• Fehler bei der Termin-Verschiebung, wenn es Einsätze mit Einsatzstatus „Beworben von Promoter“ oder „Abgesagt von Promoter“ gab stornierte Einsätze werden im Jobkalender nicht mehr in den Badges eines Termins mit ausgegeben
• Fehler bei der Validierung von E-Mail-Adressen behoben
• Fehler bei der Validierung von Projekt-/Jobnummern behoben
• E-Mail-Adresse beim Import von Aktionsstandorten ergänzt
• Zum Mailversand müssen die Absenderdomains verifiziert und freigeschaltet werden (siehe auch PromoHilfe). Ist dies nicht der Fall, erscheint ganz oben rechts ein Hinweis. In diesem Fall können keine E-Mails versendet werden.
• Die Übersicht zu den versendeten E-Mails ist künftig nicht mehr auf der Startseite sondern unter „Kommunikation –> E-Mail Dashboard“ zu finden.
• Bei den Stornierungen, der Termin-Verschiebung und der Änderung eines Aktionsstandorts zu einem Termin gibt es als Grund jetzt „Sonstiges“ zur Auswahl.
• Wir haben ein Cockpit für die Aktionsstandorte eingebunden (ausgehend von den Aktionsstandortes des Projekts/Jobs).
• Fehler bei Termin-Erstellung zu neuem Aktionsstandort (trat auf wenn der Nutzer zu „schnell“ war und ein hierfür erforderlicher Hintergrundprozess noch nicht beendet war)

04. November 2016

Mit dem heutigen Update wurde ein paar kleinere „Problemchen“ des letzten Updates ausgemerzt sowie kleinere Punkte in den Ausgaben verbessert:

• Fehler bei „Einsätze planen“ / es konnten maximal 8 Einsätze geplant werden
• Fehlerhafte Ausgabe bei den Einsätzen wenn eine Notiz hinterlegt wurde
• Ein- und Ausklappen der Konfliktmeldungen eingebunden
• Styling/Ausgabe des Buttons „Konflikte ignorieren“ geändert
• Termin-Kontrollzahlen offene Anfragen/Zusagen werden in der Verwaltung künftig geteilt ausgegeben

26. Oktober 2016

Mit dem heutigen Update kommen einige umfangreiche Änderungen in das System. Wichtigster Punkt ist das neue System für die Konfliktprüfungen. Dieses haben wir grundlegend überarbeitet, da es neue Konflikttypen gibt (z. B. die Nicht-Verfügbarkeit von Promotern) und je nach Funktion/Anwendungsfall unterschiedliche Konflikte geprüft werden müssen. So müssen bei einer Termin-Verschiebung beispielsweise andere Konflikte geprüft werden als bei der Einsatzplanung.

Eine spannende neue Funktion ist die verfügbarkeitszentrierte Einsatzplanung direkt aus dem Kalender eines Profils. Über die Funktion „Termine erstellen und Einsätze planen“ können hier direkt in einem Schritt neue Termine erstellt und die Person hierfür geplant werden.

Achtung: Diese neue Funktion ist an ein neues Einsatzplanungs-Recht gebunden. Sie müssen daher die Rechte der Nutzergruppen anpassen, wenn Sie diese neue Funktion nutzen möchten!

Daneben gibt es mit dem heutigen Update ein paar neue Features im System:

• Erweiterung des Einsatz-Exportes um zusätzliche Angaben
• Die Quicksearch bei den Feedback-Dateien wurde um zusätzliche Such-Parameter erweitert
• Wir haben die maximale Dateigrößen für die verschiedenen Dateitypen im System parametrisiert. Wenn wir diese für Sie anpassen sollen, teilen Sie uns einfach die gewünschten Werte mit.
• Die Erstellung von Terminen zu einem Job ist nun auch ohne Vorauswahl von Tagen direkt zum Job oder im Jobkalender möglich
• Bei den „Heutigen Einsätzen“ im Promotersystem wird künftig auch eine Info zur externen Notiz ausgegeben falls vorhanden
• Weitere Informationen zum Aktionsstandort werden künftig in der Quickview, Zusammenfassung und Detailansicht eines Termins ausgegeben
• Es stehen die neuen Profil-Dokumententypen „Lohnabrechnung“ und „An-/Abmeldung Lohnsteuer“ zur Verfügung

Ebenso haben wir kleinere Fehler nach dem letzten Update behoben:

• Fehler beim Einsatz-Export bei der Berechnung der Brutto-/Netto-Zeiten wenn das Einsatz-Ende nach 0:00 Uhr war
• Probleme bei CheckIn/CheckOut wenn GPS-Lokalisierung auf Geräten deaktiviert wurde
• Fehler/Unschönheit bei der Rückmeldung im Promotersystem bei kleinen Geräten/Auflösungen
• Bei Feedback-Optionsfragen wurde als Defaultwert fälschlicherweise application.please_choose ausgegeben
• Die Sortierung der Länder im System war nicht korrekt

In unserer PromoHilfe werden die neuen Funktionen in den Artikeln „Wie kann ich eine Einsatzplanung auf Basis der Verfügbarkeit einer Person vornehmen?“ und „Welche Konflikte werden im Rahmen der Einsatzplanung überprüft?“ beschrieben.

30. September 2016

Mit dem heutigen Update haben kommt ein kleines neues Feature in das System: Die Ausgabe von Bildern/Dateien direkt innerhalb von Reportdefinitionen. Über diese Funktionalität können im Cockpit der Reportdefinition neben den Daten nun auch direkt die Bilder ausgegeben werden. Dies hat den Vorteil, dass somit auch dem Kunden online diese Bilder zur Ansicht zur Verfügung gestellt werden können. Die Ausgabe der Bilder/Dateien kann einfach über eine Zeilenaktion bei der jeweiligen Reportdefinition aktiviert/deaktiviert werden.

27. September 2016

Mit dem heutigen Update haben wir eine wichtige Umbenennung im System vorgenommen: Die Standorte aus dem Kontext einer Aktion heißen künftig „Aktionsstandorte“. Hintergrund ist, dass wir aktuell an der Einbindung eines zentralen Standort-Bereichs arbeiten. Diese Bereich wird dann „Standorte“ heißen.

Daneben gibt es mit dem heutigen Update ein paar neue Features im System:

• Einbindung verschiedener neuer Platzhalter für besseres Handling der Inhalte. Folgende Platzhalter wurden hierzu neu eingebunden: Job:Auflistung aller Aktionsstandorte (komplette Adresse), Job:Auflistung aller Aktionsstandorte (Titel, PLZ und Stadt), Job:Auflistung der eindeutigen Städt der Aktionsstandorte, Job-Profil:Auflistung aller Termin-Angebote des Jobs für eine Person (Datum, Uhrzeit), Job-Profil:Auflistung aller Termin-Angebote des Jobs für eine Person (Datum, Uhrzeit)
• künftig kann nach den Verfügbarkeiten von einzelnen Profilen bezogen von einzelnen Tagen gefiltert werden
• bei den Aufgaben wurde eine Verlinkung zu den Cockpits in das „gehört zu“ eingebunden

Ebenso haben wir kleinere Fehler nach dem letzten Update behoben:

• eine fehlende Überschrift wurde im Info-Sedcard Layout 2 eingebunden
• fehlerhafte Sortierung bei den Feedback-Fragen eines Fragebogens/einer multiplen Frage
• Projekt-Platzhalter wurden in Ausschreibungs-Mails nicht korrekt gefüllt
• fehlerhafte Ausgabe des Jobkalenders bei vielen Terminen an einem Tag
• Ausgabe der Aktionsstandorte in den Tabellen bei mobile Devices

06. September 2016

Mit dem heutigen Update wurden ein paar Kleinigkeiten am System geändert:

• die farbigen und funktionslosen Buttons am oben linken Rand der Hauptnavigation wurden entfernt
• es wurden die beiden neuen Platzhalter „Einsatz:Auflistung gewählter Einsätze / (Job-Titel, Datum, Uhrzeit, Standort)“ und „Einsatz:Auflistung gewählter Einsätze / (Datum, Uhrzeit, Standort, externe Notizen von Standort, Termin und Einsatz)“ eingebunden
• der Detail-Export der Einsätze wurde um die berechneten Einsatzzeiten erweitert. Diese Werte werden nun für die Plan-Zeiten des Termins und die getrackten Ist-Zeiten des Einsatzes jeweils in brutto (d. h. ohne Pause) und netto (d. h. mit Abzug der Pausenzeit) berechnet und ausgegeben
• der Standard-Zeitraum-Filter im Promotersystem im Bereich „Meine Einsätze“ wurde geändert (neu: Anfang des letzten Monats bis Ende des nächsten Monats)

15. August 2016

Mit dem heutigen Update kommt der bereits angekündigte Verfügbarkeitskalender für die Promoter in das System. Über diesen Kalender können Promoter und Agentur Verfügbarkeiten und Nicht-Verfügbarkeiten zu einzelnen Tagen hinterlegen. Der Kalender ist in einem eigenen Bereich im Profil-Cockpit der Profile zu finden.

Achtung: Zur agenturseitigen Festlegung der Verfügbarkeit muss das neue Recht „Verfügbarkeit hinterlegen“ im Profil-Bereich den Nutzergruppen hinzugefügt werden. Die Ansicht des Kalenders ist rein an das Recht zur Profil-Ansicht gebunden.

Ebenfalls neu ist System ist die Termin-Funktion „Standort ändern“. Ähnlich wie die Termin-Verschiebung oder die Stornierung kann hier in einem geführten Workflow der Grund für die Standort-Änderung sowie der neue Standort gewählt werden. Gebuchte Promoter können über diese Änderung automatisch per E-Mail informiert werden.

In unserer PromoHilfe werden die neuen Funktionen in den Artikeln „Wie kann ich die Verfügbarkeit eines Promoters einsehen und bearbeiten?“ und „Wie kann ich den Standort zu einem Termin ändern?“ beschrieben.

05. Juli 2016

Mit dem heutigen Update erhält das Event-Sourcing offiziell Einzug in iPM_Promotion. Das heißt, dass wir in iPM_Promotion künftig verstärkt einen ereignisorientierten Ansatz verfolgen werden, bei dem diese Ereignisse konkret gespeichert und hinterlegt werden. In diesem Zuge wurden die Stornierungsfunktion sowie die Termin-Verschiebung im Hinblick auf das neue Event-System überarbeitet. In den nächsten Entwicklungsschritten wir darauf aufbauend ein Aktivitätenstrom entwickelt werden. Hier ist dann konkret zu sehen wer wann welche Ereignisse ausgelöst hat.

Ebenso haben wir kleinere Fehler nach dem letzten Update behoben:

• es gab einen kleinen Fehler bei der Geo-Kodierung
• es gab einen Ausgabe-Fehler wenn bei den Notizen Links eingefügt wurde
• es gab einen Rechte-Fehler beim Zugriff auf das Einsatz-Cockpit

16. Juni 2016

Mit dem heutigen Update haben wir ein umfangreiches Update des Symfony Frameworks ausgerollt, auf dem iPM_Promotion basiert und aufbaut. Dieses Update sichert die Zukunftssicherheit des Systems und hat daher eine sehr große Bedeutung.

Daneben haben wir die Druckansichten in alle Tabellen mit Export-Funktion eingebunden. Der Inhalt dieser Tabellen kann somit in druckoptimierter Form ausgegeben werden.

09. Juni 2016

Mit dem heutigen Update haben wir eine Einschränkung in die Funktion „Einsätze planen“ eingebunden. In Zukunft können in dieser Maske maximal 1.000 Einsätze in einem Schritt geplant werden. Bei mehr Einsätzen gibt es Probleme bei der weiterführenden Verarbeitung. Dies wollen wir durch die Einschränkung umgehen.

Daneben wurden noch folgende Bugs behoben:

• der Button „Alle hochladen“ bei den Datei-Uploads hat gefehlt
• Fehler beim Aufruf des Impressums/der AGB nach dem letzten Update

27. Mai 2016

Mit dem heutigen Update wurde die Termin-Verschiebung in das System eingebunden. Künftig können Termine im Kalender per Drag&Drop im Jobkalender sowie als Funktion „Termin verschieben“ als strukturierte Aktion auf ein anderes Datum geschoben werden. Diese Aktion löst dann das Ereignis „Termin-Verschiebung durch Agentur“ aus und kann kommunikativ mit einer automatischen Benachrichtigung der gebuchten Promoter einhergehen. Weitere Informationen zur Termin-Verschiedbung finden Sie online in der PromoHilfe unter „Wie kann ich einen Termin verschieben?“.

Daneben haben wir die eine Änderung an den zeitfenstergebundenen und den zeitpunktgebundenen Benachrichtigungen vorgenommen. Hierbei wurden die zeitpunktgebundenen Benachrichtigungen komplett aus dem System entfernt. Künftig sind nur noch die zeitfenstergebundenen Benachrichtigungen im System vorhanden. Hierbei kann das Zeitfenster, welches für die Ermittlung der relevanten Daten verwendet wird, explizit festgelegt werden.

Achtung 1: Das Ereignis „Einsatz-Erinnerung“ gibt es nicht mehr. Dieser Anwendungsfall wird künftig über das Ereignis „Automatismus für gebuchte Einsätze“ abgedeckt. Aufgrund der Änderung wurden bestehende Benachrichtungen im Ereignis angepasst und im Status deaktiviert! Ein Beispiel für die Einsatz-Erinnerung ist in der PromoHilfe unter „Wie kann ich eine automatische Einsatz-Erinnerung an die Promoter senden?“ zu finden.

Achtung 2: Die Ereignisse „Einsatz-Übersicht für die nächste Woche“ und „Einsatz-Übersicht für den nächsten Monat“ gibt es durch die Änderungen ebenfalls nicht mehr. Diese Anwendungsfälle werden künftig durch das Ereignis „Automatismus für gebuchte Einsätze pro Profil“ sowie das frei definierbare Zeitfenster abgedeckt. Bestehende Benachrichtigungen wurden hierbei angepasst und aktualisiert und bleiben in ihrem Status unverändert.

Auf Basis dieser Änderung der Benachrichtigungen gibt es neue spannende zeitfenstergebundene Benachrichtigungen die verwendet werden können. So können künftig automatische CheckIn/CheckOut-Erinnerungen versendet werden oder automatische Feedback-Abgabe-Erinnerungen. Ein Beispiel hierfür finden Sie ebenfalls in der PromoHilfe unter „Wie kann ich eine automatische CheckIn/CheckOut-Erinnerung an die Promoter senden?“.

Ebenfalls neu ist die Ausgabe der monatlichen Mail-Statistik auf der Startseite im Agentursystem. Das neue Widget informiert über das monatliche Versandvolumen der E-Mails.

Als letzten Punkt ist künfig nur noch ein Login pro Agenturnutzer möglich. Sollte sich ein Nutzer an einem anderen Rechner mit dem gleichen Nutzerzugang anmelden wird die eigene Sitzung beendet. Man hat hierbei jedoch die Möglichkeit sich die Sitzung wieder „zurückzuholen“.

11. Mai 2016

Mit dem heutigen Update wird die Info über Updates nicht bei jedem Login erneut angezeigt, sondern wieder nur, wenn es auch ein Update gegeben hat.

Daneben wurde ein Problem behoben, welches beim Kopieren von Jobs mit langen Namen auftreten konnte.

27. April 2016

Mit dem heutigen Update haben wir die Möglichkeit eingebunden, einen Tracking-Code (z.B. von Google Analytics) in das System einzubinden. Bitte senden Sie uns hierzu Ihren Code an support@ipark-media.de.

Daneben haben wir zur Vorbereitung des Updates des Symfony-Frameworks einige Änderungen an verschiedenen Komponenten des Systems vorgenommen (z. B. Formulare und Validierungen) sowie einen Profil-Filter für die Staatsangehörigkeit hinzugefügt.

21. April 2016

Mit dem heutigen Update haben wir einige kleinere Änderungen an der Validierung von Profilwerten vorgenommen. Einzelne Eingaben wurden in der Vergangenheit nicht korrekt abgefangen und haben zu Fehlern geführt. Dies wurde nun behoben.

12. April 2016

Mit dem heutigen Update haben wir ein großes Problem im System behoben, nämlich die Ausschreibung von Jobs an große Personengruppen. Das Problem, dass sich das System aufhängt wenn Jobs an mehrere tausend Personen ausgeschrieben werden wurde dadurch gelöst, dass die eigentliche Zuordnung, Verarbeitung und der E-Mail-Versand in einen Hintergrundprozess gewandert ist. Dies hat jedoch zur Folge dass E-Mail Rückfragen nicht mehr greifen. Es kann für die Job-Ausschreibung also nur noch eingestellt werden, ob die E-Mail versendet werden soll oder nicht.

ACHTUNG Wenn die Mail für die Job-Ausschreibung auf „Nachfrage“ gestanden hat, ist sie nun inaktiv. Sie müssen sie also wieder auf „aktiv“ stellen, wenn wünschen, dass sie verschickt wird.

Daneben haben wir wichtige Änderungen an den Tabellen-Ausgaben im System vorgenommen und Probleme beim Blättern/Skippen und dem Aufrufen von Funktionen behoben. Künftig gehen gewählte Filter und die geblätterte Seite nicht mehr verloren sondern bleiben erhalten.

Ebenso haben wir verschiedene Filter in die Ausgabe der Reportdefinitionen eingebunden. Hier kann künftig also auch nach Zeiträumen, Standorten, Profilen etc. gezielt gesucht werden.

04. April 2016

Mit dem heutigen Update ist die Ausgabe der Bilder/Dokumente in der Feedback-Ansicht verfügbar. Hier sind künftig also direkt die Bilder in einer Vorschau-Galerie sowie als Liste zu finden und können somit bereits direkt aus der Ansicht heruntergeladen werden.

Daneben haben wir als kleine „Helferlein“ weitere Filter in das System eingebunden. So kann bei den Einsätzen nach dem Besetzungsstatus des Termins gesucht werden, bei den Standorten nach den Gebieten, bei den Terminen nach den Fragebögen oder bei den Profilen eines Projekts/Jobs gezielt nur die Personen mit einem Einsatz. Unter Beispiele für kleine, nützliche Filter-Anfragen haben wir einen kurzen Hilfetext mit einigen praktischen und hilfreichen Beispielen für Filter-Abfragen.

22. März 2016

Mit dem heutigen Update ist es möglich Bilder und Dateien im Rahmen des Reportings zu erfassen. Hierfür muss beim Fragebogen einfach der Datei-Upload aktiviert werden. Hierdurch wird dem Fragebogen eine neue Seite angehängt auf der in einem multiplen File-Upload Dateien hochgeladen werden können. Ebenso kann zu jeder Datei ein Typ und eine Notiz hinterlegt werden.

Ebenfalls neu sind die Sichten auf die Dateien. In den Projekt-, Job- und Termin-Cockpits gibt es im Reporting-Bereich künftig die Sichten „Dateien aus Einsatz-Berichten“ bzw. „Dateien aus Job-Berichten“ wo alle hochgeladenen Dateien der jeweiligen Ebene zu finden sind.

Auf Ebene der abgegebenden Feedbacks wurde zudem eine Download-Funktion für die hinterlegten Dateien eingebunden.

Was noch fehlt ist die Ausgabe der Dateien in der Ansicht eines abgegebenen Feedbacks. Diese Funktionalität wird in einem der nächsten Updates nachgereicht.

Daneben wurden noch folgende Bugs behoben:

• die Ausgabe von Terminen ohne Standorte hat in der Export-Sicht der Termine Probleme gemacht
• die Ausgabe der Job-Beschreibung im Promotersystem teilweise nicht gestimmt
• das Speichern der Semester-Angabe im Promotersystem hat bei nicht-numerischen Werten Probleme gemacht
• es gab einen Darstellungsfehler im Projekt-Cockpit der aufgetreten ist, wenn zu einem gelöschten User etwas ausgegeben wurde
• es gab einen Darstellungsfehler in den Widgets auf der Startseite im Promotersystem der in bestimmten Fällen bei Systemen ohne Einsatzplanung aufgetreten ist

10. März 2016

Mit dem heutigen Update ist es möglich Profildokumente über das Schloss-Symbol zu sperren. Anschließend ist es nicht mehr möglich das Dokument zu bearbeiten oder zu löschen. So kann die Agentur sicherstellen, dass der Promoter benötigte Dokumente nicht mehr löschen kann.

Zusätzlich wurde auf häufigen Wunsch „Arial“ als mögliche Schriftart in die PDF-Vorlagen aufgenommen.

Daneben wurden noch folgende Bugs behoben:

• das Kopieren von PDF-Vorlagen hat nicht funktioniert, wenn nach dem Kopieren der Titel länger als 50 Zeichen lang war
• der Export aus der Export-Tabelle der Einsätze heraus hat nicht alle Spalten der Tabelle angezeigt
• der E-Mail Platzhalter, der die Ausschreibungsinformationen eines Jobs dargestellt hat, hat Umbrüche im Text in der Mail nicht richtig dargestellt
• unter bestimmten Voraussetzungen hat die Terminerstellung im Kundensystem nicht funktioniert
• bei kopierten Jobs, die den Zeitraum des Projekts geerbt haben, hat unter Umständen die Job-Phase nicht gestimmt

03. März 2016

Mit dem heutigen Update wurde die Termin-Erstellung dahingehend geändert dass ein oder mehrere Standorte bereits im ersten Schritt gewählt werden können. Somit können am gleichen Tag Termine in unterschiedlichen Standorten schnell und einfach hinzugefügt werden.

Ebenfalls neu im System ist die agenturseitige Sperrung von Profil-Dokumenten. Gesperrte Dokumente nicht mehr bearbeitet und gelöscht werden.

Daneben wurden noch folgende Bugs behoben:

• Fehler bei der Berechnung von Kontrollzahlen (es wurden teilweise unterbesetzte Termine gezählt obwohl alle Termine besetzt waren)
• Termin-Erstellung in einem Job der noch keinen Standort hat, war nicht möglich
• Ein zu langer Footer-Text konnte in einer PDF-Vorlage nicht gespeichert werden

25. Februar 2016

Neue Job-Ausschreibung, neue Sichten im Promotersystem

Mit dem heutigen Update wurden wichtige Änderungen in das System eingebunden:

• • künftig werden Agenturnutzer über Updates direkt im System informiert
  • die Sichten auf die Job-Angebote im Promotersystem wurden überarbeitet und eine kom plett neue Sicht auf die Termin-Angebote wurde eingebunden
  • die Benachrichtigungen wurden für die neue Job-Ausschreibung angepasst
  • die Funktion „Profil zu Job zuordnen“ wurde um den Status „Ausgeschrieben durch Agentur“ erweitert
  • im Rahmen der neuen Job-Ausschreibung können Jobs geographisch auf Basis der beim Job hinterlegten Standorte ausgeschrieben werden
  • die automatische Zuordnung von Profilen von Jobs wurde vollständig aus dem System entfernt und durch die neue Funktion „Job an Profile ausschreiben“ ersetzt

Aus der Hilfe:

• • • Welche Jobs/Termine sehen die Promoter in welchem Bereich des Promotersystems?
    • Wie schreibe ich einen Job an mehrere Personen aus?

Daneben wurden einige Bugs und Kundenmeldungen bearbeiten und behoben, u. a.

• • • • falsche Ausgabe der Telefonnummer im Job-Angebot im Promotersystem
      • Fehler bei der Ausgabe der Job-Phase bei bestehenden Jobs im System
      • Fehler bei Job-Kontrollzahlen wenn nach einer Stornierung der Datensatz gelöscht wurde
      • Fehler mit doppelten Nutzernamen/E-Mail-Adressen im System
      • Einbindung der Info-Sedcard Layout 1 mit vollständigen Kontaktdaten, Fehler beim Bearbeiten von Termin-Kategorien

Mehr Infos zu den Neuerungen finden Sie im PromoBlog. Hier sind auch die Verlinkungen zu den Hilfe-Texten zu den neuen Funktionen zu finden.

Achtung Damit die die neue Job-Ausschreibung genutzt werden kann, muss das neue Recht „Jobs an Profile ausschreiben“ vorhanden sein. Sie finden das Recht unter den Job-Rechten.