Die Benachrichtigungen sind Bestandteil eines Benachrichtigungsablaufs und legen fest, bei welchem systemseitigen Ereignis welche E-Mail an welche Empfängergruppe gesendet wird. Der Benachrichtigungsablauf ist somit das zentrale Element zur Steuerung der prozessbegleitenden Kommunikation, d. h. welche E-Mails beispielsweise im Rahmen des Buchungsprozesses bei einer Job-Anfrage oder Einsatz-Zusage automatisch vom System versendet werden.
Hierbei kann zwischen den prozessbegleitenden Ereignissen eines Benachrichtigungsablaufs und den Systembenachrichtungen unterschieden werden. Erstere werden immer im Kontext eines Projekts ausgelöst, z. B. die Anfrage zu einem Job oder die Stornierung eines Termins. Die Systembenachrichtigungen hingegen sind global für das System und nicht im Kontext eines Projekts zu sehen, z. B. die Aktivierung eines Profils oder die Bestätigungs-E-Mail im Rahmen der Promoter-Registrierung.
Die Ereignisse können durch verschiedene Arten ausgelöst werden. Einfachstes und greifbarstes Beispiel hierfür ist das Aufrufen einer Aktion durch einen Agenturmitarbeiter (z. B. die Anfrage eines Profils zu einem Job), welches ein aktionsgebundenes Ereignis auslöst (nämlich „Job-Anfrage durch Agentur“). Insgesamt können zwei verschiedene Auslöser für Ereignisse unterschieden werden:
- aktionsgebundene Ereignisse: Diese Ereignisse werden durch eine direkte im System aufgerufene Aktion eines Nutzers aufgerufen. Der Nutzer kann hierbei sowohl ein Agenturnutzer als auch ein Promoter im Promotersystem sein.
- zeitfenstergebundene Ereignisse: Diese Ereignisse werden in einem bestimmten Intervall ausgeführt, z. B. täglich um 11:30 Uhr oder stündlich immer zur vollen Stunde. Bei den zeitfenstergebundenen Benachrichtigungen wird ein Zeitfenster aufgespannt, welches zur Prüfung von Datensätzen im System verwendet wird. D. h. die ermittelten Datensätze müssen in dem aufgespannten Zeitfenster liegen. Somit kann das System z. B. in einer täglich um 11:00 Uhr ausgeführten Benachrichtigung prüfen, ob am heutigen Tag Profile mit Geburtstag vorhanden sind und diesen eine automatische Geburtstags-E-Mail zukommen lassen. Ebenso können über diese flexiblen Zeitfenster Einsatz-Erinnerungen, Feedback-Abgabe-Erinnerungen oder Einsatz-Übersichten automatisch erstellt und versendet werden.
Zu jedem Ereignis kann der Empfänger festgelegt werden. Hiermit kann differenziert werden, ob die Nachricht an die Agentur oder den Promoter gesendet wird. So kann z. B. bei der Bewerbung durch einen Promoter an diesen eine Danke-E-Mail gesendet werden und die Agentur kann über die Bewerbung informiert werden. Zu jedem Ereignis können beliebig viele Benachrichtigungen mit verschiedenen Empfängern hinterlegt werden.
Der Großteil der Ereignisse ist aktionsgebunden und wird prozessbegleitend im Rahmen einer Aktion als Bestandteil eines Benachrichtigungsablaufs ausgelöst. Die meisten dieser Benachrichtigungen beziehen sich auf:
- eine Aktion entlang des Buchungsprozesses auf Job-Ebene, z. B. eine Job-Anfrage durch die Agentur oder eine Job-Absage durch den Promoter.
- eine Aktion entlang des Buchungsprozesses auf Termin- bzw. Einsatzebene, z. B. eine Einsatz-Anfrage durch die Agentur oder eine Einsatz-Bestätigung durch den Promoter.
- eine Stornierung innerhalb einer Aktion. Diese Stornierung kann auf allen Ebenen hinterlegt werden, also vom gesamten Projekt bis runter zum einzelnen Einsatz.
- eine Löschung innerhalb einer Aktion. Analog zur Stornierung kann diese Löschung auf allen Ebenen vorgenommen werden.
Die nachfolgende Übersicht listet die in iPM_Promotion vorhandenen Ereignisse auf, zeigt durch welche Systemaktionen diese ausgelöst werden und gibt ein Beispiel, wie diese kommunikativ über Benachrichtigungen verwendet werden können.
Prozessbegleitende Benachrichtigungen eines Benachrichtigungsablaufs
| Ereignis | Beschreibung / Anmerkung | Ereignisart | Bereich / Anwendungszweck |
|---|---|---|---|
| Job-Absage durch Promoter | Absage eines Promoters zu einem Job. Greift nur für Jobs, die nicht inaktiv sind. | aktionsgebunden | Buchungsprozess auf Jobebene |
| Einsatz-Absage durch Promoter | Absage eines Promoters zu Einsätzen. Greift nur für Jobs, die nicht inaktiv sind. | aktionsgebunden | Buchungsprozess auf Terminebene |
| Job-Absage durch Agentur | Agenturseitige Absage eines Promoters zu einem Job. Greift nur für Jobs, die nicht inaktiv sind. | aktionsgebunden | Buchungsprozess auf Jobebene |
| Einsatz-Absage durch Agentur | Agenturseitige Absage zu Einsätzen eines Promoters. Greift nur für Jobs, die nicht inaktiv sind. | aktionsgebunden | Buchungsprozess auf Terminebene |
| Job-Anfrage durch Agentur | Agenturseitige Anfrage eines Promoters zu einem Job. Greift nur für Jobs, die nicht inaktiv sind. | aktionsgebunden | Buchungsprozess auf Jobebene |
| Einsatz-Anfrage durch Agentur | Agenturseitige Anfrage zu Einsätzen eines Promoters. Greift nur für Jobs, die nicht inaktiv sind. | aktionsgebunden | Buchungsprozess auf Terminebene |
| Job-Buchung durch Agentur | Agenturseitige Buchung eines Promoters zu einem Job. Greift nur für Jobs, die nicht inaktiv sind. | aktionsgebunden | Buchungsprozess auf Jobebene |
| Einsatz-Buchung durch Agentur | Agenturseitige Buchung zu Einsätzen eines Promoters. Greift nur für Jobs, die nicht inaktiv sind. | aktionsgebunden | Buchungsprozess auf Terminebene |
| Job-Löschung | Agenturseitige Löschung eines Jobs. Greift nur für Jobs, die nicht inaktiv sind. Achtung: Für den Promoter greift die Löschung wegen der Kaskadierung immer zusätzlich auf Ebene des Jobprofils bzw. des Einsatzes! | aktionsgebunden | Löschung von Daten aus der Aktionsplanung |
| Projekt-Löschung | Agenturseitige Löschung eines Projekts. Greift nur für Projekte, die nicht inaktiv sind. Achtung: Für den Promoter greift die Löschung wegen der Kaskadierung immer zusätzlich auf Ebene des Jobprofils bzw. des Einsatzes! | aktionsgebunden | Löschung von Daten aus der Aktionsplanung |
| Termin-Löschung | Agenturseitige Löschung eines Termins. Greift nur für Jobs, die nicht inaktiv sind. Achtung: Für den Promoter greift die Löschung wegen der Kaskadierung immer zusätzlich auf Ebene des Jobprofils bzw. des Einsatzes! | aktionsgebunden | Löschung von Daten aus der Aktionsplanung |
| Einsatz-Löschung | Agenturseitige Löschung von Einsätzen eines Promoters. Nur gebuchte oder zugesagte Einsätze von Jobs, die nicht inaktiv sind, werden hierbei berücksichtigt. | aktionsgebunden | Löschung von Daten aus der Aktionsplanung |
| Job-Profil-Löschung | Agenturseitige Löschung zu Jobs eines Promoters. Nur gebuchte oder zugesagte Jobprofile von Jobs, die nicht inaktiv sind, werden hierbei berücksichtigt. | aktionsgebunden | Löschung von Daten aus der Aktionsplanung |
| Job-Stornierung | Agenturseitige Stornierung eines Jobs. Greift nur für Jobs, die nicht inaktiv sind. Achtung: Für den Promoter greift die Stornierung wegen der Kaskadierung immer zusätzlich auf Ebene des Jobprofils bzw. des Einsatzes! | aktionsgebunden | Stornierung von Daten aus der Aktionsplanung |
| Projekt-Stornierung | Agenturseitige Stornierung eines Projekts. Greift nur für Projekte, die nicht inaktiv sind. Achtung: Für den Promoter greift die Stornierung wegen der Kaskadierung immer zusätzlich auf Ebene des Jobprofils bzw. des Einsatzes! | aktionsgebunden | Stornierung von Daten aus der Aktionsplanung |
| Termin-Stornierung | Agenturseitige Stornierung eines Termins. Greift nur für Jobs, die nicht inaktiv sind. Achtung: Für den Promoter greift die Stornierung wegen der Kaskadierung immer zusätzlich auf Ebene des Jobprofils bzw. des Einsatzes! | aktionsgebunden | Stornierung von Daten aus der Aktionsplanung |
| Einsatz-Stornierung | Agenturseitige Stornierung zu Einsätzen eines Promoters. Nur gebuchte oder zugesagte Einsätze von Jobs, die nicht inaktiv sind, werden hierbei berücksichtigt. | aktionsgebunden | Stornierung von Daten aus der Aktionsplanung |
| Job-Profil Stornierung | Agenturseitige Stornierung zu Jobs eines Promoters. Nur gebuchte oder zugesagte Jobprofile von Jobs, die nicht inaktiv sind, werden hierbei berücksichtigt. | aktionsgebunden | Stornierung von Daten aus der Aktionsplanung |
| Job-Zusage durch Agentur | Agenturseitige Zusage eines Promoters zu einem Job. Greift nur für Jobs, die nicht inaktiv sind. | aktionsgebunden | Buchungsprozess auf Jobebene |
| Einsatz-Zusage durch Agentur | Agenturseitige Zusage zu Einsätzen eines Promoters. Greift nur für Jobs, die nicht inaktiv sind. | aktionsgebunden | Buchungsprozess auf Terminebene |
| Job-Bestätigung durch Promoter | Bestätigung eines Promoters zu einem Job. Greift nur für Jobs, die nicht inaktiv sind. | aktionsgebunden | Buchungsprozess auf Jobebene |
| Einsatz-Bestätigung durch Promoter | Bestätigung eines Promoters zu Einsätzen. Greift nur für Jobs, die nicht inaktiv sind. | aktionsgebunden | Buchungsprozess auf Terminebene |
| Job-Bewerbung durch Promoter | Bewerbung eines Promoters zu einem Job. Greift nur für Jobs, die nicht inaktiv sind. | aktionsgebunden | Buchungsprozess auf Jobebene |
| Einsatz-Bewerbung durch Promoter | Bewerbung eines Promoters zu Einsätzen. Greift nur für Jobs, die nicht inaktiv sind. | aktionsgebunden | Buchungsprozess auf Terminebene |
| Auschreibung eines Jobs/Jobzuordnung eines Promoters | Ausschreibung eines Jobs an Profile sowie Zuordnung eines Promoters zu einem Job. Greift nur für Jobs, die nicht inaktiv sind. | aktionsgebunden | Buchungsprozess auf Jobebene |
| Einsatz-Erinnerung | Erstellung einer Einsatz-Erinnerung für einen Einsatz in X Tagen. Berücksichtigt werden nur gebuchte Einsätze von Jobs, die nicht inaktiv sind. | zeitfenstergebunden | Buchungsprozess auf Terminebene |
Systembenachrichtigungen
| Ereignis | Beschreibung / Anmerkung | Ereignisart |
|---|---|---|
| Promoter-Registrierung | Abschluss der Registrierung durch einen Promoter. Wichtig: Dieses Ereignis sollte niemals deaktiviert werden! In diesem Fall bekommen die Promoter nach der Registrierung keine Bestätigungs-E-Mail und können den Anmeldevorgang nicht korrekt abschließen! | aktionsgebunden |
| Profil wird aktiviert | Agenturseitige Änderung des Profil-Status auf aktiv. | aktionsgebunden |
| Profil wird als ausgeschieden gekennzeichnet | Agenturseitige Änderung des Profil-Status auf ausgeschieden. | aktionsgebunden |
| Profil wird deaktiviert | Agenturseitige Änderung des Profil-Status auf inaktiv. | aktionsgebunden |
| Profil wird auf die Blacklist gesetzt | Agenturseitige Änderung des Profil-Status auf Blacklist. | aktionsgebunden |
| Profil-Löschung | Agenturseitige Löschung eines Profils. | aktionsgebunden |
| Passwort-Anforderung durch Promoter | Anforderung eines neuen Passworts durch einen Promoter. Wichtig: Dieses Ereignis sollte niemals deaktiviert werden! In diesem Fall bekommen die Promoter nach der Passwort-Anfrage keine E-Mail! | aktionsgebunden |
| Geburtstag eines Promoters | Erstellung einer Benachrichtigung zum Geburtstag eines Promoters. Berücksichtigt werden nur Promoter, die am Tag der Ausführung Geburtstag haben. | zeitfenstergebunden |
| Einsatz-Übersicht für den nächsten Monat | Erstellung einer Einsatz-Übersicht für den kommenden Monat. Der Zeitraum bezieht sich auf den Tag der Ausführung plus einen Monat. Berücksichtigt werden nur gebuchte Einsätze von Jobs, die nicht inaktiv sind. Es bekommen also nur Profile diese E-Mail, die im nächsten Monat einen gebuchten Einsatz zu einem aktiven Job haben. | zeitpunktgebunden |
| Einsatz-Übersicht für die nächste Woche | Erstellung einer Einsatz-Übersicht für die kommende Woche. Der Zeitraum bezieht sich auf den Tag der Ausführung plus eine Woche. Berücksichtigt werden nur gebuchte Einsätze von Jobs, die nicht inaktiv sind. Es bekommen also nur Profile diese E-Mail die in den nächsten sieben Tagen einen gebuchten Einsatz zu einem aktiven Job haben. | zeitpunktgebunden |