Tagesgenaue Einsatzplanung einer Sales-Promotion-Aktion in iPM_Promotion: Gewusst wie!
Der im folgenden Artikel dargestellte Anwendungsfall soll zeigen, wie eine Sales-Promotion-Aktion in iPM_Promotion abgebildet werden kann. Nehmen wir folgende Ausgangssituation an: Bundesweit soll in 30 Media-Märkten eine Verkaufsaktion über einen Zeitraum von sechs Monaten durchgeführt werden. Bei dieser Dauer-Promotionaktion finden die Einsatztage in Abhängigkeit von der Verkaufskraft des jeweiligen Einsatzhauses statt, wobei jeder Markt zwischen zwei und sechs Tagen pro Woche besetzt werden soll. Der Kunde hat hierbei pro Markt festgelegt, wie viele Einsätze in dem Zeitraum durchgeführt werden sollen.
Für jeden Markt einen Job
Vor der Abbildung einer Aktion stellt sich immer die Frage der Abbildung und Strukturierung der Jobs innerhalb des Systems. Oder kurzum: Was ist mein Job? Wie im Artikel „In 10 Minuten zur Job-Ausschreibung“ beschrieben, ist iPM_Promotion hier sehr flexibel und macht keine konkreten Vorgaben darüber, WIE die Aktion im System abgebildet werden muss. Im Rahmen einer solchen Sales-Aktion gibt es letztlich zwei verschiedene Varianten:
- Variante: Alles läuft in einem Job, der mit multiplen Standorten im System hinterlegt wird. D. h. alle Buchungen laufen auf diesen einen Job, welcher jeden Media-Markt als eigenen Standort hinterlegt hat. Werden Termine erstellt, wird zu jedem Termin festgelegt, an welchem Standort dieser durchgeführt wird.
Vorteile: Schnelle Abbildung weil nur ein Job im System erstellt werden muss; Einsatzplanung schnell und direkt über einen Kalender
Nachteile: Die Übersichtlichkeit im Jobkalender geht verloren, wenn es pro Tag zu viele Termine gibt; die Kontrollzahlen werden auf Jobebene zusammengefasst und können daher nicht mehr für jeden einzelnen Markt/Standort direkt eingesehen werden; ggf. Probleme bei der Ausschreibung der Aktion, weil dies in einem Job nicht geografisch unterteilt abgebildet werden kann. - Variante: Für jeden Media-Markt wird ein Job im System erstellt.
Vorteile: Klare Trennung der Standorte; geografische Ausschreibung der Jobs möglich; Kontrollzahlen geben klar wieder, wie viele Einsätze in dem Job bereits gelaufen und durchgeführt wurden
Nachteile: Mehr initialer Aufwand bei der Erstellung der Jobs; Einsatzplanung über verschiedene Jobkalender
Bei einer Aktion, die über einen längeren Zeitraum läuft, empfehlen wir die Arbeit mit verschiedenen Jobs, da dies die Übersichtlichkeit erhöht. Ist es jedoch eine sehr kurze Aktion, ist auch die Abbildung in einem Job eine gute Option.
Wir haben uns also entschieden, wie wir die Aktion im System abbilden wollen. Da die obergeordnete Ebene das Projekt darstellt, müssen wir also zunächst ein Projekt hinterlegen. Hier werden bereits alle für die Aktion relevanten Angaben im System angelegt. Nach der Erstellung des Projekts fügen wir den ersten Job hinzu. Da ein Großteil der Angaben bereits im Projekt hinterlegt wurde, ist die Erstellung eines Jobs recht einfach. Lediglich der Standort des Jobs – also einer der Media Märkte – muss individuell beim Job hinterlegt werden.
Anschließend müssen noch die weiteren 29 Media Märkte als Job im System eingefügt werden. Dies ist leider aktuell noch etwas aufwendig. Der einfachste Weg ist vermutlich, von unserem ersten Job 29 Kopien zu erstellen und dann manuell die Standorte dieser Kopien zu editieren. Ggf. können in diesem Schritt auch noch weitere Angaben in der internen Beschreibung der Jobs vermerkt werden, z. B. wie viele Einsatztage pro Woche stattfinden und wie viele Einsätze in diesem Markt insgesamt durchgeführt werden sollen. Für die Zukunft wird hierfür noch eine Import-Funktionalität eingebunden, so dass neue Jobs auch bequem, einfach und schnell über eine CSV-Datei in das System importiert werden können.
Ausschreibung und Bewerbung auf Jobebene
Nun müssen die Promoter über die Aktion an den verschiedenen Standorten informiert werden. Hierbei stellt sich die Frage, ob die Promoter sich bereits auf konkrete Termine bewerben sollen oder zunächst erst einmal allgemein auf die Aktion bzw. den jeweiligen Job/Standort. Da im Rahmen einer solchen Dauer-Promotionaktion jeder Markt möglichst mit den gleichen 1-3 Promotern besetzt werden soll, haben wir uns im ersten Schritt für die Bewerbung auf Jobebene entschieden. Wir wollen also zunächst von unseren Promotern erfahren, wer grundlegend Interesse an der Durchführung der Aktion hat, um dann auf dieser Basis die Personaldisposition und -buchung auf Tagesebene vornehmen zu können.
Wir hinterlegen das Projekt mit den Jobs so im System, dass alle Promoter mit Verkaufserfahrung die Jobs in ihrem PLZ-Gebiet sehen sollen. Anschließend filtern wir im Profil-Bereich nach den aktiven Promotern mit Verkaufserfahrung und ordnen die gefundenen Profile zunächst der oberen Ebene des Projektes zu. Damit „stecken“ wir die Promoter in den Personal-Pool des Projektes.
Die von uns neu erstellten Jobs haben alle den Status „inaktiv“, d. h. sie werden aktuell noch nicht im Promotersystem ausgegeben und sind nur agenturseitig sichtbar. Mit der Aktivierung des Projekts werden nach Rückfrage auch alle Jobs aktiviert. Anschließend nimmt das System die Zuordnung der Promoter zu den jeweiligen Jobs vor und versendet an diese die Job-Anfrage-Mail. Das ganze passiert voll-automatisiert und trotzdem ist dieser Prozess komplett steuer- und anpassbar!
Einsatzplanung über den Jobkalender
Nun haben wir für jeden Media Markt einen Job im System und die Promoter mit Verkaufserfahrung wurden automatisiert mit den Jobs aus ihrem PLZ-Gebiet verknüpft und per E-Mail über den neuen Job informiert. Es gehen die ersten Rückmeldungen und Bewerbungen der Promoter ein. Wir sehen also schnell und direkt, wer sich auf die Aktion beworben hat und somit sein Interesse bekundet.
Im nächsten Schritt müssen wir zunächst einmal die Termine zu den jeweiligen Jobs erstellen. D. h. wir müssen in die Jobkalender der jeweiligen Jobs gehen und für jeden Job die gewünschten Termine hinterlegen. Hierbei gucken wir parallel in die Beschreibung des Jobs, da hier steht, an welchen Wochentagen grundlegend die Termine festgelegt werden sollen. Gemäß der Vorgabe der Kunden werden so die geplanten Termine pro Job hinterlegt. Anschließend weiß das System also tagesgenau, wann wo welche Einsätze stattfinden sollen.
Anschließend müssen die definierten Termine besetzt werden. Hierbei gehen wir so vor, dass wir pro Job die hinterlegten Termine den nach unserem Ermessen besten Bewerbern anbieten. Wir fragen nun also 2-3 der Bewerber pro Job konkret für bestimmte Termine der Jobs an. Damit starten wir den tagesgenauen Ausschreibungs- und Rückmelde-Workflow. Der Promoter bekommt eine E-Mail mit einer Auflistung der angefragten Termine und soll sich online auf diese Termine bewerben. Hiernach erfolgt die agenturseitige Zusage der Termine, welche von dem Promoter noch einmal final bestätigt werden muss. Anschließend ist der Promoter auf die jeweiligen Termine gebucht. Dieser Rückmelde-Workflow verläuft klar, stringent und rechtssicher. Im Planungsprozess kommt noch ein weiterer Vorteil zum Tragen: Das System verhindert Doppelbuchungen und Überbuchungen von Terminen. Wird also ein Promoter für einen Tag eingeplant, an dem er bereits im Einsatz ist, weist das System auf diese Kollision hin.
Über die Kontrollzahlen des jeweiligen Jobs sehen wir direkt, wie viele Termine noch unterbesetzt sind und wie viele Einsätze bereichts gebucht wurden. Im Vergleich mit der Kundenvorgabe kann ich auf diese Weise gut überprüfen, ob für den jeweiligen Markt noch weitere Einsätze geplant werden müssen. Wie man den Überblick über eine solche Aktion behält, ist auch in dem Artikel „Aktionscontrolling leicht gemacht“ (LINK) zu finden.
Zeitenerfassung am Aktionstag
Im System sind die Jobs mit den jeweiligen Terminen hinterlegt. Auf diese Termine bezogen wurde der Personalbuchungsprozess durchgeführt. Im Idealfall sollten nun also alle geplanten Termine besetzt sein. Um dies zu kontrollieren reicht ein Blick in das Dashboard des Projekts. Ebenso bietet sich der Filter nach den unterbesetzten Terminen des Projekts an.
An den jeweiligen Aktionstagen wollen wir nun kontrollieren und prüfen, ob die Promoter auch pünktlich in ihre Einsätze gestartet sind. Wie gut, dass es in iPM_Promotion die integrierte Zeitenerfassung gibt. So können wir einfach und direkt sehen, welche Einsätze ab dem heutigen Tag laufen und welche Promoter hierzu bereits eingecheckt haben. Neben den Zeiten sehen wir auch den geografischen Standort, von dem aus der Checkin durchgeführt wurde. Wir sehen also, ob der Promoter die Anmeldung aus dem Markt oder aus seinem Bett durchgeführt hat.
Was noch fehlt ist klar: Das Reporting!
Die Erfassung der Aktionszeiten ist gut und wichtig, dennoch fehlt ein weiterer elementarer Bestandteil zur Abbildung einer Sales-Promotion-Aktion – nämlich der Aktionsbericht. Leider steht diese Funktionalität in iPM_Promotion noch nicht zur Verfügung. Im dritten Quartal 2015 werden wir jedoch mit Hochdruck an der Umsetzung dieses Features arbeiten.
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