Papierlose Personalbuchung mit digitalem Vertragsabschluss in Promotionagenturen – Teil 2
Nachdem im ersten Teil unseres Artikels zum papierlosen Buchungsprozess mit digitalem Vertragsabschluss einige Grundlagen gelegt wurden, wie überhaupt ein Vertrag geschlossen wird und was dieser im Kern beinhalten muss, zeigen wir nun auf, wie der Buchungsprozess von Personal in unserer Softwarelösung iPM_Promotion umgesetzt wurde.
Der Buchungsprozess in iPM_Promotion
Ob mit der Basisversion für komplette Jobs/Aktionen oder mit dem Modul der Einsatzplanung tagesgenau – der Buchungsprozess in iPM_Promotion läuft immer nach dem gleichen Schema ab. Im Rahmen des Buchungsprozesses werden folgende Schritte durchlaufen:
Der erste Schritt ist die grundlegende Anfrage durch die Agentur. Diese erste Anfrage stellt ein invitatio ad offerendum dar, d.h. die Aufforderung zur Abgabe eines Angebots durch die Promoter. Dies ist dahingehend sehr wichtig, weil diese Anfrage kein Angebot darstellt, dass für die Agentur bindend und von dem Promoter direkt angenommen werden kann. Vielmehr soll der Promoter mit diesem Angebot dazu aufgefordert werden, seinerseits ein bindendes Angebot abzugeben. Diese Anfrage der Agentur wird im System durch eine automatische E-Mail unterstützt, welche alle relevanten Angaben zu der Aktion beinhaltet und durch systeminterne E-Mail-Vorlagen mit ihren Platzhaltern sehr schön an die individuellen Anforderungen der Agentur angepasst werden kann. Auch die Übersicht zu dem Job/der Aktion im Rahmen des Online-Rückmeldungsworkflows beinhaltet alle der oben genannten relevanten Angaben für das Angebot. Somit ist sichergestellt, dass dem Promoter alle bedeutsamen Informationen auch zugänglich gemacht wurden.
Nach der Anfrage durch die Agentur gibt der Promoter online seine Rückmeldung hierzu, d. h. er bewirbt sich auf diese Anfrage oder hinterlegt eine Absage zu der Aktion. Die Bewerbung durch den Promoter stellt hierbei das verbindliche Angebot dar und ist somit die erste abgegebene Willenserklärung für das Zustandekommen des Vertrags. Über die Verbindlichkeit seiner Bewerbung wird der Promoter im Rahmen seiner Rückmeldung in einem deutlich sichtbaren Text hingewiesen.
Die Zusage der Agentur gilt als Annahme des Angebots und ist somit die zweite abgegebene Willenserklärung, die zum Vertragsschluss führt. Nach der Zusage durch die Agentur liegt also ein gültiger Vertrag mit dem Promoter vor. Die Annahme der Agentur erfolgt jedoch in Abhängigkeit der Bedingung, dass der Promoter noch einmal seine finale Bestätigung innerhalb eines fest vorgegebenen Zeitraums im System hinterlegt. Dies stellt somit eine aufschiebende Bedingung im Rahmen der Annahme und des Vertragsschlusses dar. Erfolgt diese Bestätigung durch den Promoter nicht, verliert die Annahme des Angebots und somit der Vertrag selbst seine Gültigkeit. Dies ist deshalb wichtig, da zwischen der Bewerbung durch den Promoter und die Reaktion durch die Agentur häufig eine gewisse Zeit liegt und die Agentur als zusätzliche Absicherung noch einmal eine finale Einsatzbestätigung durch den Promoter erhalten möchte. Erfolgt diese finale Bestätigung durch den Promoter nicht, müssen die Einsätze anderweitig vergeben werden und die Agentur muss die Möglichkeit haben, das ursprünglich angenommene Angebot samt Vertrag zu revidieren.
Sämtliche Textbausteine und Inhalte entlang des Buchungsprozesses sind flexibel und anpassbar. iPM_Promotion bietet rechtssichere Vorlagen, die jedoch durch jeden Kunden direkt im System eigenständig geändert werden können. Somit wäre es beispielsweise auch problemlos möglich, den Prozess dahingehend anzupassen, dass die Bewerbung durch den Promoter noch kein rechtsverbindliches Angebot darstellt, sondern erst die Zusage durch die Agentur. In diesem Fall würde der Promoter dieses Angebot durch die Bestätigung annehmen und den Vertrag somit schließen.
Kann die Buchung auch direkt durch die Agentur durchgeführt werden?
Selbstverständlich kann die finale Buchung in iPM_Promotion auch jederzeit durch die Agentur vorgenommen werden. Dies ist bei sehr kurzfristigen Vorgängen zwingend erforderlich. Jedoch muss man an dieser Stelle aufpassen: Wird tatsächlich die finale Buchung durch die Agentur vorgenommen, fehlt die nachweisbare Annahme des Angebots durch den Promoter im System. Findet also die Annahme des Angebots durch den Promoter z. B. telefonisch und somit fernmündlich statt, ist dies zwar auch ein gültig geschlossener Vertrag – jedoch ist in diesem Fall der Nachweis über das System durchbrochen, da z. B. die ganzen Mails entlang der Prozesskette nicht versendet werden. Daher ist es unsere Empfehlung: Wenn irgendwie möglich, sollte die finale Einsatzbestätigung durch den Promoter online über das System erfolgen. In diesem Fall fragt die Agentur nicht an, sondern sagt dem Promoter direkt für die Aktion zu. Der Promoter muss dies online nur noch einmal bestätigen und ist anschließend gebucht.
Abgestimmt wurde dieser Prozess mit unserem Anwalt Eyck Strohmeyer – einem tollen Anwalt für IT-Recht aus Hannover (siehe http://www.itrecht-hannover.de). Daher an dieser Stelle noch einmal: Vielen Dank für die Unterstützung und Beratung in dieser Angelegenheit und die rechtliche Abstimmung des Prozesses und dieses Artikels!
Wie gestalten Sie den Buchungsprozess für Ihr Personal? Welche Besonderheiten gibt es bei Ihnen? Wir freuen uns über Kommentare oder Ihr Feedback an redaktion@ipm-promotion.de.
