Der Buchungsprozess von Personal für Promotionaktionen, Messen und sonstige Events und Aktionen ist aufwendig und bürokratisch. Zumindest wenn alles auf manuellem Weg erfolgen muss und keinerlei systembedingte Unterstützung erfolgt. In diesem Fall ist an viele Punkte zu denken: Wurde der Rahmenvertrag bereits verschickt und abgesegnet? Hat der Promoter alle relevanten Informationen bekommen? Und liegt der Einzelauftrag zu dem kommenden Einsatz nun bereits schriftlich vor?

Deutlich einfacher wird es, wenn der Buchungsprozess sowie der Vertragsabschluss softwaregestützt abgebildet werden können und die komplette Buchung online und somit papierlos vorgenommen werden kann, so wie dies in iPM_Promotion umgesetzt wurde. In diesem zweigeteilten Artikel wollen wir daher einen Buchungsprozess mit Vertragsabschluss im Allgemeinen darlegen und erläutern wie dies in iPM_Promotion umgesetzt wurde.

Nicht entscheidend: Selbstständig oder beschäftigt

Natürlich ist es eine wichtige Fragestellung, ob der Promoter in einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis oder als Selbstständiger für die Agentur tätig ist – insbesondere aufgrund der Problematik der Scheinselbstständigkeit (siehe hierzu auch: https://ipm-promotion.de/wen-darf-ich-einstellen-der-scheinselbststaendigkeit-auf-der-spur/). Jedoch spielt diese Unterscheidung für den Buchungsprozess und den Vertragsabschluss lediglich eine untergeordnete Rolle.

Einzige Ausnahme: Liegt ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis mit fixer Vergütung vor ist der Promoter per se weisungsgebunden. Daher kann in diesem Fall direkt die Buchung durch die Agentur erfolgen, weil die Agentur hier ohne Probleme vorschreiben und vorgeben kann welche Aktionen und Einsätze der Promoter wann und wo durchzuführen hat.

Jedoch kann die abhängige Beschäftigung auch derart gestaltet sein, dass der Promoter aktionsbezogen unterschiedlich und somit variabel vergütet wird. Dies ist häufig bei einer Zusammenarbeit mit Promotern der Fall. Diese werden dann häufig als kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer oder in Form eines Minijobs mit variabler Entlohnung angestellt. Dennoch gibt es in diesen Fällen zumeist einen Arbeitsvertrag (bei abhängig beschäftigten Promotern) oder einen Rahmenvertrag (bei selbstständigen Promotern), welcher grundlegende Bedingungen für die Zusammenarbeit beinhaltet.

Im Rahmen des Buchungsprozesses muss diese grundlegende Vereinbarung konkretisiert und der Einzelauftrag geschlossen werden, d. h. der Promoter muss für eine Aktion mit einer klaren aktionsbezogenen Vereinbarung gebucht werden.

Der Buchungsprozess/Vertragsabschluss im Allgemeinen

Für das Zustandekommen eines gültigen Vertrags sind immer mindestens zwei übereinstimmende Willenserklärungen erforderlich. Die erste (verbindliche) Willenserklärung wird hierbei als Angebot bezeichnet (im Sinne von Vertragsangebot, im BGB auch „Antrag“), die zweite Willenserklärung als Annahme (oder auch als Zustimmungserklärung oder Vertragsannahme). Ein Vertrag kommt grundsätzlich nur durch Angebot und Annahme zustande. Hierbei ist es für den an dieser Stelle relevanten Kontext nicht erforderlich, dass dieser Vertrag schriftlich geschlossen wird. Verträge kommen vielmehr durch Willenserklärungen zustande und diese können schriftlich, mündlich oder durch bloßes Handeln abgegeben werden.

Nach § 145 BGB ist ein Vertragsangebot (Antrag) in der Regel verbindlich:

Wer einem anderen die Schließung eines Vertrags anträgt, ist an den Antrag gebunden, es sei denn, dass er die Gebundenheit ausgeschlossen hat.

Diese Verbindlichkeit einer Vertragsofferte kann mit einer Freizeichnungsklausel wie „Angebot frei bleibend“ oder „unverbindliches Preisangebot“ ausgeschlossen werden. Ebenso kann ein Angebot lediglich ein invitatio ad offerendum darstellen, d. h. die Aufforderung zur Abgabe eines Angebots. Auf Basis dieser Einladung gibt dann der Kaufinteressent seinerseits ein für ihn bindendes Angebot ab, das durch den Auffordernden angenommen (dann ist der Vertrag geschlossen) oder abgelehnt werden kann. Ein Angebot in Form einer invitatio ad offerendum stellt somit nicht die erste Willenserklärung im Rahmen der Vertragsanbahnung dar.

Daneben stellt sich die grundlegende Frage, wie lange ein Angebot gültig ist. Nach § 146 BGB gelten Vertragsangebote automatisch nur für eine befristete Zeit:

Der Antrag erlischt, wenn er dem Antragenden gegenüber abgelehnt oder wenn er nicht diesem gegenüber nach den §§ 147, 148 und 149 rechtzeitig angenommen wird.

So gilt z. B. für mündliche Vertragsverhandlungen, dass ein unterbreitetes Angebot nur sofort angenommen werden kann. Eine im Nachhinein gegebene Zustimmungserklärung (Stunden oder Tage später) zu einem mündlich unterbreiteten Angebot führt also nicht zum Vertrag. Dieses Szenario ist für die telefonische Buchung von Promotern zu beachten.

Grundsätzlich ist es daher empfehlenswert, die Gültigkeit des Angebots in Form einer Annahmefrist konkret zu bestimmen. Auf diese Weise kann ein Vertragsangebot (z. B. ein Preisangebot) nur wenige Stunden oder aber über Monate seine Verbindlichkeit aufrecht erhalten, siehe § 148 BGB:

Hat der Antragende für die Annahme des Antrags eine Frist bestimmt, so kann die Annahme nur innerhalb der Frist erfolgen.

Anders als beim Angebot kann bei der Vertragsannahme die Verbindlichkeit nicht ausgeschlossen werden. Die Annahme eines Vertrags ist daher immer verbindlich und sorgt für das Zustandekommen des Vertrags. Jedoch können an die Annahme eines Vertrags weitere Bedingungen geknüpft werden, siehe § 158 BGB:

(1) Wird ein Rechtsgeschäft unter einer aufschiebenden Bedingung vorgenommen, so tritt die von der Bedingung abhängig gemachte Wirkung mit dem Eintritt der Bedingung ein.
(2) Wird ein Rechtsgeschäft unter einer auflösenden Bedingung vorgenommen, so endigt mit dem Eintritt der Bedingung die Wirkung des Rechtsgeschäfts; mit diesem Zeitpunkt tritt der frühere Rechtszustand wieder ein.

Liegt diese Bedingung nicht vor, so löst sich die entsprechende Willenserklärung, in diesem Fall also die Annahme des Angebots, auf.

Erforderliche Angaben und Information für einen Vertragsabschluss

Ein weiterer wichtiger Punkt muss (logischerweise) ebenfalls noch beachtet werden. Es ist nicht nur wichtig, dass der Prozess des Vertragsabschlusses gültig ist, es ist ebenfalls wichtig, dass der Vertrag an sich inhaltlich gültig ist und die Essentialia negotii beinhalten muss. Damit ist der notwendige Mindestinhalt für den Vertrag gemeint, über den sich die Parteien einig sein müssen damit der Vertrag überhaupt wirksam und gültig geschlossen werden kann. Pauschal gesagt zählen zu diesen erforderlichen Angaben die Leistung, die Gegenleistung sowie die Vertragsparteien.

Im Zuge eines Personalbuchungsprozesses ist es erforderlich, die Leistung und die Gegenleistung ausreichend detailliert zu beschreiben. Das Angebot im Rahmen des Vertragsabschlusses muss die zentralen W-Fragen (Was? Wann? Wo? Wie viel?) beinhalten, also konkrete Angaben zu folgenden Inhalten aufführen:

• Einsatzort (Wo?)
• Einsatzdauer und Einsatzzeit (Wann?)
• Tätigkeit (Was?)
• Vergütung (Wie viel)?

Im zweiten Teil des Artikels zeigen wir, wie der Buchungsprozess samt Vertragsabschluss in unserer Softwarelösung iPM_Promotion umgesetzt wurde.