In den Artikeln „Tagesgenaue Einsatzplanung einer Sales-Promotion-Aktion“ und „Aktionscontrolling leicht gemacht“  haben wir gezeigt, wie eine Verkaufsaktion in iPM_Promotion geplant und vorbereitet werden kann und wie man im Laufe der Aktion den Überblick und die Kontrolle behält. Auch Ihr Kunde möchte sehen, wann Termine geplant sind, welche Promoter für ihn im Einsatz sind und er möchte selber die Möglichkeit haben, neue Termine zu einzelnen Einsatzhäusern zu hinterlegen.

Gut, dass mit der neuen Funktionalität zur Kundenintegration genau dies problemlos mit iPM_Promtoion abgebildet werden kann. Wie einfach es ist, wird in dem nachfolgenden Artikel erläutert.

Zur Wiederholung: Unsere Sales-Promotion-Aktion

Wie im Artikel „Tagesgenaue Einsatzplanung einer Sales-Promotion-Aktion in iPM_Promotion“  erläutert handelt es sich bei unserer fiktiven Aktion um eine Sales-Promotion-Aktion, die über einen Zeitraum von sechs Monaten in 30 Einsatzhäusern bundesweit durchgeführt wird. Die Anzahl der Einsätze pro Woche schwankt hierbei pro Einsatzhaus zwischen zwei und sechs Tagen.

Zur Abbildung der Aktion in iPM_Promotion wurde zunächst das übergreifende Projekt erstellt und anschließend für jeden Markt ein Job im System hinzugefügt. Daraufhin wurde die Aktion den Promotern mit der Bewerbung auf Jobebene angeboten und ausgeschrieben. Dann wurden pro Job/Einsatzhaus die konkreten Termine erstellt sowie die Bewerber für diese Termine angefragt und gebucht.

Kleines CRM für Firmen, Kontakte und Locations

Kundenseitig sollen verschiedene Personen mit unterschiedlichen Sichtbarkeiten und Zuständigkeiten auf die Aktionsplanung zugreifen können. Gehen wir in unserem Beispiel von einer recht einfachen Struktur mit folgenden Kontakten auf der Seite des Kunden aus:

• Außendienstmitarbeiter Nord: Dieser Kontakt des Kunden soll nur die 12 Media Märkte im nördlichen Teil der Republik sehen.
• Außendienstmitarbeiter Süd: Dieser Kontakt des Kunden soll nur die 18 Media Märkte im südlichen Teil der Republik sehen.
• Leitung POS-Marketing: Dieser Kontakt soll Zugriff auf sämtliche Märkte haben und somit die komplette Aktion einsehen.
• Leitung Vertrieb: Analog zur Leitung des POS-Marketings soll hier eine globale Sicht auf die Daten möglich sein.

Diese vier Kundenkontakte müssen in iPM_Promotion als Kontakte hinzugefügt werden. Zudem macht es Sinn eine Firma zu erstellen, bei der diese Kontakte beschäftigt sind. Nennen wir unsere fiktive Firma einfach „Supertoy“. Im Bereich „Kontakte/CRM“ ist die zentrale Verwaltung von Firmen, Kontakten und Locations zu finden. Dieser Bereich stellt quasi ein kleines CRM-System in iPM_Promotion dar, da zu jedem Kontakt Notizen und Aufgaben hinterlegt werden können. So können z. B. Anrufe geplant und die Wiedervorlage gefüllt werden.

Gebiete definieren die Sichtbarkeit

Bei der Integration der Kunden spielen die Sichtbarkeiten eine zentrale Rolle, d. h. es muss detailliert festgelegt werden, welcher Kunde welche Daten im System sieht. Dies spielt inbesondere vor dem Hintergrund von Verkaufs- und Zuständigkeitsgebieten eine zentrale Rolle. So sollen z. B. die Außendienstmitarbeiter vom Kunden nur die Termine/Einsätze der Märkte aus ihrem Gebiet sehen.

Die Abbildung dieser Gebiete und Sichtbarkeits-Definition wurde in iPM_Promotion denkbar einfach gelöst. Administrativ werden zunächst die globalen Gebiete hinterlegt. Diese sollten mit sprechenden Namen angelegt werden, z. B. „ADM Nord / Supertoy“ damit aus der Bezeichnung dieses Gebiets ein klarer und eindeutiger Verwendungszweck hervorgeht. Das so erstellte Gebiet wird anschließend bei den relevanten Datensätzen hinterlegt: Beim Kontakt selber sowie beim Standort des Jobs.

Als zusätzliche „Absicherung“ muss noch eine Verknüpfung der vier Kundenkontakte mit dem Projekt hergestellt werden. Mehr ist nicht erforderlich – das System kennt nun die Gebiete und kann die verschiedenen Datensätze miteinander verknüpfen.

Perfekter Überblick im Kundensystem

Jeder Kundenkontakt hat einen eigenen Zugang zum System mit einer eigenen Nutzerkennung. Der Zugang erfolgt in einem speziellen Kundensystem (analog zum Agentursystem für die Agenturmitarbeiter und dem Promotersystem für die Promoter), welches über eine eigene Subdomain zu erreichen ist. In dieses System kann sich der Kunde online einloggen und sieht direkt nach dem Login auf der Startseite, welche Einsätze für ihn am heutigen Tag und welche Termine in der aktuellen Woche geplant sind.

Der Kunde bekommt somit einen stets aktuellen Einblick auf die Planung seiner Aktion. Hierbei sieht er natürlich nur die Jobs und Termine die in „seinem Gebiet“ liegen. Analog zum Agentursystem stehen dem Kunden verschiedene Filter zur Verfügung. So kann z. B. auch der Kunde nach den Terminen in einem Standort in der kommenden Woche suchen.

Noch ein Schritt weiter: Termin-Festlegung durch die Kunden

Doch die Möglichkeiten rund um die Integration der Kunden geht noch einen Schritt weiter: Der Außendienst des Kunden kann selber auch Termine in seinen Standorten hinzufügen. Ein einfacher und spezieller Workflow unterstützt den Kunden hierbei und ermöglicht die Erstellung neuer Termine in drei einfachen Schritten. Die Agentur wird über neue Kunden-Termine automatisch per E-Mail informiert und kann diese Termine dann akzeptieren oder ablehnen. Über diese Aktion der Agentur wird der Kunde wiederum automatisch per E-Mail informiert.

Mit der Funktionalität zur Kundenintegration stellt die Agentur ihren Kunden ein leistungsstarkes und modernes Websystem zur Verfügung, in der die Kontakte und Außendienstmitarbeiter der Kunden Einblick in die aktuelle Planung ihrer Aktion nehmen können und sogar selber neue Planungstermine hinzufügen können. Darum könnte man auch sagen: Unsere Planung ist deine Planung – denn beide Richtungen und Wege sind durch die Integration der Kunden in die Prozesse gegeben. Somit können die Kommunikationswege zwischen Agentur und Kunde deutlich verkürzt werden.

Für die Zukunft wird noch ein weiterer zentraler Bereich in das Kundensystem integriert, nämlich die Einsicht auf das Aktionsreporting. Mehr hierüber erfahren Sie in unserem Blog sowie unserem PromoLetter!

Auf den Screenshots sehen Sie:

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• Direkt auf der Startseite nach dem Login in das Kundensystem sieht der Kunde die heute aktuellen Einsätze sowie in den Kontrollzahlen wichtige Kennziffern und Werte zu seinen Aktionen.
• Der Kunde hat stets einen aktuellen Überblick über seine Jobs, Termine und Einsätze.
• Über einen einfachen Workflow kann der Kunde neue Termine zu seinen Standorten erstellen und hier diverse Angaben zu Einsatzzeiten und Personalbedarf hinterlegen.

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