Bei der Auswahl von Hostessen und Promoter für bestimmte Jobs im Promotion- und Eventbereich müssen sich Agenturen ein Bild der Personen machen und bestimmte Informationen in Erfahrung bringen. Dazu gibt es Bewerbungsformulare, die auf den Agenturwebseiten eingebunden sind und verschiedene Frageblöcke beinhalten. In diesem Artikel möchten wir uns der Frage widmen, ob so ein Online-Bewerbungsformular DSGVO-konform ist.
Online-Formulare
Grundsätzlich gilt bei Online-Formularen auf Webseiten, dass die erhobenen Daten für die Übertragung verschlüsselt werden müssen. Das heißt, dass Formulare über eine sichere Verbindung mittels https zu übermitteln sind. Ebenfalls gilt nach der DSGVO das Prinzip der Datenminimierung. Hier sollten sich Agenturen die Frage stellen, ob alle Punkte in ihren Bewerbungsformularen relevant sind, um geeignete Promoter/Hostessen zu finden. Denn nicht alle Fragen und Daten sind wichtig und nützlich. Der Schulabschluss, die Sprachkenntnisse, der Name, die E-Mail-Adresse und bereits erworbene Erfahrungen im Promotion- und Evenbereich sind Informationen, die die Agentur benötigt, um den Bewerber einschätzen zu können. Auch Informationen wie Körper-, Schuh- oder Konfektionsgröße gehören dazu. Bei Fragen bezüglich Freizeitaktivitäten wird es jedoch kritisch. Denn die DSGVO verlangt, dass nur so viele Daten erhoben werden, wie für den Bewerbungsprozess – also die Auswahl des passenden Promoters/Hostess – notwendig sind. Freizeitaktivitäten können mit dem Job nichts zu tun haben und sind somit irrelevant.
Einwilligung der Promoter/Hostessen
Bei Bewerbungsformularen müssen Promoter/Hostessen aktiv einwilligen, bevor ihre Daten in einem Bewerbungsprozess von der Agentur verarbeitet werden dürfen. Zuvor muss nach der DSGVO jedoch über die Datenverarbeitung innerhalb des Bewerbungsprozesses aufgeklärt werden. Dies ist bei Online-Bewerbungsformularen kein Problem. Die Datenschutzerklärung kann hierzu verlinkt und mit einem Häkchen akzeptiert werden (Mehr zum Thema Datenschutzerklärung lesen Sie hier). Zudem sollte bei einem Bewerbungsformular auch immer darüber informiert werden, dass ein jederzeitiges Widerrufsrecht gegen die Verwendung der angegeben Daten existiert.
Dokumentation der Daten
Einer der wichtigsten Punkte der DSGVO ist die Dokumentation über die Verwendung der personenbezogenen Daten. Die Agentur sollte darauf achten, dass Einwilligungen der Promoter dokumentiert werden sowie nicht mehr benötigte Daten der Bewerber gelöscht werden, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Mehr hierzu lesen Sie im Artikel „Datenschutz: Wie muss ein korrektes Löschkonzept für eine Promoter-Datenbank aussehen?“). Eine abgelehnte Bewerbung kann bis zu sechs Monate nach Eingang gespeichert werden, da Agenturen zur Abwehr von möglichen Ansprüchen aus dem AGG ein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen haben.
Die Speicherung darüber hinaus, z. B. für den eigenen Personal-Pool, bedarf der ausdrücklichen, schriftlichen Einwilligung der Promoter/Hostessen.
Fazit
Ein Online-Formular sollte also sowohl technisch als auch inhaltlich datenschutzrechskonform gestaltet sein. Im Bewerbungsformular sollten nach dem Prinzip der Datenminimierung so wenige Daten wie möglich abgefragt werden. Promoter/Hostessen müssen vor Verwendung ihrer Bewerberdaten in eine Verarbeitung aktiv einwilligen. Daher ist die Verwendung einer Checkbox (Kontrollkästchen) anzuraten, siehe Erwägungsgrund 32 der DSGVO. Diese muss aktiv angehakt werden, bevor das Formular abgeschickt werden kann. An der Checkbox sollten folgenden Angaben gemacht werden:
- Hinweis, dass die eingegebenen Daten zum Zweck des Bewerbermanagements erhoben, verarbeitet und genutzt werden dürfen
- Hinweis zum Widerrufsrecht der eingegebenen Daten
- Verlinkung auf die eigene Datenschutzerklärung
Ein System, wie beispielsweise iPM_Promotion, kann bei einem Bewerbungsprozess helfen. So wird z. B. bereits bei der Registrierung im Promoterportal die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten per Checkbox abgefragt. Dies dient dazu, die Angaben für den Bewerbungsprozess explizit zu erfassen, zu protokollieren und somit zu dokumentieren.
