Im zweiten Teil des Artikels „Flexible Datenerhebung direkt vom POS“ gehen wir näher auf die im ersten Teil bereits erstellten Fragebögen zur Datenerhebung ein. Fragen zur Umsetzung der Datenerhebung und die dazugehörigen Sichten werden im Folgenden beantwortet.
Tages- oder Wochenbericht, ein oder gleich mehrere Fragebögen?
Nachdem der Fragebogen definiert ist, muss dieser noch im Kontext der Aktion zur Ausfüllung hinterlegt werden. Hierbei gibt es die Unterteilung zwischen einsatzbezogenen und jobbezogenen Berichten. Somit kann sowohl ein Tagesbericht als auch ein zusätzlicher Wochenbericht problemlos erfasst werden. Ebenso können die Daten in einem oder in mehreren Fragebögen erhoben werden.
In der Regel erfolgt die Datenerhebung über einen einsatzbezogenen Fragebogen, d. h. die Promoter können zu ihren gebuchten Einsätzen den entsprechenden Fragebogen ausfüllen. Da im System hinterlegt ist, ob eine Person als Fachberater oder als Werbedame gebucht ist, können hier problemlos zwei verschiedene Berichte für die Datenerhebung hinterlegt werden.
Kontrollieren, sichten, freigeben
Ist der Fragebogen vorbereitet und in der Aktion zur Ausfüllung durch die Promoter hinterlegt, können diese zu ihren gebuchten Einsätzen die Berichte online eintragen. Dies kann der Promoter sehr bequem direkt vom POS mit seinem Smartphone vornehmen, da sich die Masken des Systems an die Endgeräte anpassen und somit auch gut bei einem kleinen Display erfasst werden können.
Jetzt ist eine gute agenturseitige Kontrolle zur Qualitätssicherung wichtig! Neben gezielten Filter-Möglichkeiten zur Ermittlung der abgegebenen und insbesondere der fehlenden Einsatz-Berichte gibt es für jedes abgegebene Feedback eine Kontrollfunktion durch die Agentur. Wurde ein abgegebenes Feedback als „kontrolliert“ gekennzeichnet, ist eine weitere Bearbeitung/Änderung durch den Promoter online nicht mehr möglich. Die hinterlegten Werte werden also „eingefroren“. Dies ist insbesondere im Hinblick auf die Kommunikation der Abverkaufswerte an den Kunden sinnvoll und wichtig.
Datenauswertung über eigene Sichten
Mit dem Fragebogen wurden die flexiblen Strukturen für die Datenerhebung definiert. Auf dieser Datenbasis können nun verschiedene Auswertungen oder Berichte definiert werden, welche bestimmte Angaben dieser erhobenen Werte sowie zusätzliche Angaben aus dem System beinhalten. Ergebnis ist eine dynamische Tabelle mit den gewählten und gewünschten Spalten. Diese Angaben können aus dem System kommen, also z. B. der Projektname, Jobname, das Einsatzdatum, der Standort sowie der Vor- und Nachname des Promoters. Ebenso können die Werte aus dem Fragebogen kommen. Hierbei können Textwerte direkt ausgegeben werden oder bestimmte Ergebnisse oder Zählwerte von multiplen Fragestellungen ausgewertet werden.
Zu einem Fragebogen können verschiedene Auswertungssichten erstellt werden, z. B. eine komplette Sicht für die agenturinterne Darstellung und eine reduzierte Sicht mit den wichtigsten Kennzahlen für das Reporting an den Kunden/Außendienstmitarbeiter. Da in den Auswertungen zusätzliche Filter und Gruppierungen gesetzt werden können, ist ebenfalls eine spezielle Auswertung für Gruppierung nach Monat und Markt ein sinnvolles Anwendungsbeispiel.
Außendienst-/Kundenzugriff auf das Aktionsreporting
Eine solche Sicht kann als kundenspezifisches Reporting erstellt und dem Kunden freigeschaltet werden. Hierbei kann hinterlegt werden, ob der Kunde alle abgegebenen Berichte einsehen soll oder nur diejenigen, die agenturseitig kontrolliert und freigegeben wurden. Beim Zugriff auf die Werte aus den Berichten greift natürlich das Sichtbarkeitssystem – d. h. ein Außendienstmitarbeiter sieht nur die Berichte zu den Märkten/Outlets, die in seinem Gebiet liegen. Somit können die Wege rund um das Aktionsreporting und der Kommunikationsaufwand zwischen Agentur und Kunde deutlich reduziert werden.
Ein Aktionsreporting kann vollumfänglich in iPM_Promotion hinterlegt und in den Kontext einer Aktion zur Ausfüllung eingebunden werden. Die Promoter können diese Berichte dann bequem am POS mit ihrem Smartphone zu ihren gebuchten Einsätzen hinterlegen. Die so hinterlegten Werte fließen direkt in die Auswertungen ein – sind also sofort nach der Abgabe für die Agentur ersichtlich. Alle Strukturen und Bereiche sind hierbei hochflexibel umgesetzt, sodass auch zur Laufzeit einer Aktion problemlos Änderungen und Erweiterungen am Berichtswesen vorgenommen werden können.
