Das Jahr 2018 war spannend, intensiv und sehr vom großen Thema Datenschutzgrundverordnung geprägt. Das war intensiv, anstrengend, bürokratisch und teilweise auch etwas krampfig – aber auch gewinnbringend mit starken Weiterentwicklungen, Verbesserungen und neuen Features. DSGVO und vieles mehr – das Jahr 2018 hatte viel zu bieten!

Im Januar haben wir die Export-Funktionalität des Systems um den Export von Abrechungsdaten erweitert. Damit können die Abrechnungsdaten aus dem System schnell und einfach an externe FiBu- und Lohnbuchhaltungssysteme weitergeleitet werden. Daneben haben wir intensiv an Videos und Tutorials rund um iPM_Promotion gearbeitet und diese auf unserer Webseite sowie unserem Youtube-Kanal eingebunden.

Im Anschluss daran lag der Fokus stark auf systemischen und funktionalen Anpassungen und Erweiterungen rund um die Datenschutzgrundverordnung – oder kurz DSGVO. Hierzu wurden neben der Konzeption zentrale technische Änderungen in der Speicherung von Events vorbereitet, sodass bei diesen eine Trennung der normalen und der personenbezogenen Daten möglich ist. Im Anschluss daran wurden viele Bereiche im System wie z. B. die Profile/Promoter sowie die Kundenkontakte im Hinblick auf eine Protokollierung von Aktionen, wie dem Hinzufügen, der Bearbeitung oder dem Löschen von Datensätzen, überarbeitet und erweitert. Somit kann der gesamte Lebenszyklus eines Datensatzes von der Erstellung über die Bearbeitung im Zeitverlauf bis zur Löschung vollständig nachgewiesen werden. So wurde die agenturseitige Erstellung von Profilen überarbeitet. Im Promoterportal wurde die Promoter-Registrierung überarbeitet und eine neue Funktion zur Bestätigung von AGB und der Datenschutzung-Einwilligungserklärung eingebunden – auch dies inklusive automatischer Dokumentation und Protokollierung.

Abgeschlossen wurde dieser Block im Juni mit der Einbindung von neuen Funktionen für Löschanfragen und Löschvormerkungen. Über die Löschanfragen können die Promoter selbst die Löschung ihrer Daten beantragen. Die Löschvormerkung ist die datumsgebundene Löschung eines Profils durch die Agentur.  

Ab Juli haben sich die Entwickler gefreut, dass endlich wieder Nicht-DSGVO-Themen auf die Tagesordnung rücken konnten. Los ging es mit erweiterten Sichtbarkeitseinstellungen für die Aktionsdaten im Agentursystem. Durch diese Erweiterung ist es möglich, Nutzern nur Zugriff auf bestimmte Projekte, Jobs, Termine und Einsätze zu geben. Mit dieser Neuerung können verschiedenste spannende Anwendungsfälle abgedeckt werden, z. B. die Zusammenarbeit verschiedener Projekt-Teams mit unterschiedlichen Projekt-Sichtbarkeiten oder der Zugriff von Supervisoren mit der Einschränkung auf bestimmte Jobs/Gebiete innerhalb eines Projekts.

Im August wurden die Job-Zuordnungslinks in das System eingebunden. Über diese Links erfolgt die Zuordnung eines Profils/Promoters zu einem Job. Die Links können gut für die Ausschreibung auf externen Plattformen und Kanälen (z. B. Facebook) verwendet werden. Ein Feature-Highlight des Jahres war die Einbindung des neuen Termin-Imports. Über diesen Import können mit wenigen Mausklicks komplette Planungslisten spielend einfach in das System importiert werden. Hierbei kann der Termin mit und ohne Standort eingelesen und verarbeitet werden, ebenso wie diverse andere Angaben zum Termin. Auch können im Rahmen des Imports direkt Profile/Promoter für die Termine angefragt, zugesagt oder fest gebucht werden und somit die komplette Einsatzplanung über den Import abgebildet werden.

Auch im September gab es zahlreiche Erweiterungen und Neuerungen. Mit der neuen Vertragsfunktionalität können künftig aktionsübergreifende personenbezogene Vertragsdokumente direkt über das System generiert werden. Die Verträge werden systemisch generiert und in nicht-änderbarer Form gespeichert. Hierbei werden die Promoter per E-Mail automatisch über neue Verträge informiert und können diese dann im Promoterportal einsehen und als PDF-Datei herunterladen. Neben der Hinterlegung von Termin-Kontingenten zu Aktionsstandorten eines Jobs ist die Selbstbuchung durch die Promoter ebenfalls eine spannende Neuerung. Hierbei kann die Terminierung innerhalb eines Jobs direkt durch den Promoter selbst durchgeführt werden. Somit kann über das System dem Promoter ein Gebiet/Set an Standorten zur eigenständigen Terminierung und Abarbeitung zur Verfügung gestellt werden.

Im Oktober ist mit der iCal-Schnittstelle eine spannende Neuerung zur Anbindung von Fremdsystemen in das System gekommen. Somit können z. B. die globalen Termine des Systems in den Google-Kalender importiert werden oder die projektspezifischen Termine für einen Kunden/Außendienstmitarbeiter direkt in seinen Outlook-Kalender. Es lassen sich viele spannende Möglichkeiten für die Nutzung dieser Funktionalität finden! Auch die Erzeugung von dynamischen PDF-Dokumenten für die Erzeugung von Anschreiben, Verträgen, Einsatzlisten oder Stundennachweisen bietet zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten.

Mit der Verbesserung der Nutzerführung und Usability ging es im November und Dezember weiter. Neben einer neuen Startseite für die Agenturmitarbeiter, auf der zahlreiche Informationen und Hilfestellungen zum Einstieg und zur Einarbeitung in iPM_Promotion ausgegeben werden, zählt hierzu auch die Einbindung von Tooltips zur Erklärung von Einstellungen/Formularelementen. Das überarbeitete Sprungverhalten zum Ende von Workflows führt zu einer größeren Produktivität in der operativen Arbeit mit dem System, da künftig direkt die wichtigsten Anschlussfunktionen nach der Erstellung von Projekten, Jobs, Terminen oder anderen Datensätzen zur Auswahl stehen. Ein weiteres Highlight stellt die neuen Funktionen zur Aktionsabbildung in einem Schritt dar. Mit dieser Aktion werden ein neues Projekt, ein neuer Aktionsstandort, ein neuer Job und sogar Termine in dem Job erstellt – und all dies mit nur einer Funktion und einem Ablauf. Verschiedene Eingabehilfen ermöglichen hierbei die Übernahme von Daten aus bestehenden Aktionsstandorten oder die Ausschreibungsdaten bestehender Job-Inserate. Schneller und einfacher kann eine neue Aktion nicht im System hinterlegt werden! Anlehnend hieran wurde die neue Aktion zur Erstellung von Jobs mit Terminen umgesetzt – auch dies in einem Prozess und Arbeitsablauf.

Eine weitere Neuerung im Dezember ist im Bereich der Abrechnung zu finden, nämlich die Provisionsberechnung auf Basis von Angaben aus dem Feedback/Reporting. Künftig können Vergütungen hinterlegt werden, die sich auf Feedback-Angaben beziehen. Somit können Abverkäufe direkt in Provisionen überführt werden. Durch die flexible Umsetzung ergeben sich viele Möglichkeiten und Varianten für die Abrechnung.

Kurzum: Im Jahr 2018 ist so viel passiert dass dies den Rahmen eines einzelnen Artikels deutlich übersteigen würde. Neben den genannten großen Features gab es viele weitere kleinere Verbesserungen, Optimierungen und Neuerungen innerhalb des Systems. So wird es nach den Betriebsferien vom 24.12.2018 bis zum 06.01.2019 auch im neuen Jahr weiter vorangehen. Ganz nach dem Motto „Stillstand bedeutet Rückschritt“ werden wir auch 2019 intensiv an Neuerungen und Verbesserungen von iPM_Promotion arbeiten. Gleich zu Beginn des Jahres werden wir im Januar ein neues Highlight vorstellen, nämlich die automatische Weiterleitung und Veröffentlichung von Jobs auf externen Plattformen. Aber auch andere Funktionen wie Push-Nachrichten oder eine erweiterte Abrechnungsfunktion durch die Promoter stehen bei uns für 2019 mit hoher Priorität auf der Agenda. Es bleibt spannend – und wir bleiben unserem Ansatz als mitdenkender und service-orientierter Lösungspartner für die Optimierung Ihrer Promotionprozesse treu. 

In unserem PromoBlog drehte sich im Jahr 2018 viel um die neue Datenschutzgrundverordnung. Für unsere Kunden und alle Interessierte haben wir deshalb einige umfangreiche Grund- und weiterfürhrende Artikel zu diesem Thema veröffentlicht, wie z. B. „Wie muss ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten strukturiert sein und was muss es beinhalten?“, „Ich habe 2000 Promoter in meiner Excel-Kartei? Ist das DSGVO-konform?“ oder „Wie muss ein korrektes Löschkonzept für eine Promoter-Datenbank aussehen?“. Daneben gab es viele hilfreiche Artikel zu den oben genannten neuen Features und Neuerungen in unsere PromoHilfe.

Dank gilt unseren Kunden, Partnern und Kollegen für Feedback, Unterstützung und spannende Projekte. Wir wünschen ein frohes und besinnliches Weihnachtsfest, einen guten Rutsch ins neue Jahr und freuen uns auf ein spannendes und feature-reiches Jahr 2019!