In unserer heutigen Zeit läuft vieles digital. Seien es Online-Käufe, amtliche Registrierungen oder auch Lohnabrechnungen. Sämtliche Daten werden daher kontinuierlich zwischen verschiedenen Instanzen ausgetauscht und verarbeitet. Allerdings gibt es hierbei auch Missbrauch von Daten oder andere Pannen. Deshalb wird das Thema Datenschutz immer wichtiger. Gerade auch in der Promotion- und Eventbranche spielt der Schutz personenbezogener Daten eine elementare Rolle, denn hier werden eine Vielzahl an Daten erhoben und gespeichert. So müssen beispielsweise Bewerbungsformulare und Promoterportale, die Erstellung von PDF-Sedcards und Datenübernahmen von anderen Portalen rechtskonform gestaltet werden.

Was bedeutet Datenschutz?

Datenschutz bedeutet nicht, dass Daten vor Verlust oder Diebstahl geschützt werden. Denn dies gehört eher zum Begriff der Datensicherheit. Während es bei der Datensicherheit vor allem um den technischen Schutz von Daten im Allgemeinen geht, behandelt der Datenschutz die personenbezogenen Daten, vor allem Einzelangaben über die persönlichen Verhältnisse einer Person. Beim Datenschutz geht es also um den Schutz der Menschen, deren Daten erhoben und verarbeitet werden. Die personenbezogenen Daten sollen nicht nur technisch geschützt und sicher verwahrt sein, sondern es soll vor allem auch ihre Erhebung, Verarbeitung und Weitergabe eingeschränkt werden, um die Privatsphäre der betreffenden Personen zu schützen.

Zentrale Aufgabe des Datenschutzes

Die zentrale Aufgabe des Datenschutzes ist es, sicherzustellen, dass der Umgang mit personenbezogenen Daten niemanden schädigt. Zu den personenbezogenen Daten gehören einerseits Name, Anschrift, Familienstand oder Steueridentifikationsnummer sowie andererseits sachliche Angaben wie Autokennzeichen oder Eigentumsverhältnisse (Nähere Informationen hierzu finden Sie im Artikel „Datenschutz: Was sind personenbezogene Daten?“). Die Sicherheit bei der Datenverarbeitung muss in erster Linie gesichert werden.

Informationelle Selbstbestimmung

Der Datenschutz wird vom Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelt. Seit 1977 gibt es dieses Gesetz in Deutschland, in dem jeder Person das Grundrecht auf „informationelle Selbstbestimmung“ zuerkannt wurde. Dieser zentrale Begriff des Datenschutzes meint, dass jeder selbst bestimmen kann, welche Daten er preisgeben kann und wie diese verwendet werden dürfen.

Davon gibt es jedoch auch Ausnahmen:

• Um gesetzliche Aufgaben zu erfüllen, dürfen Behörden personenbezogene Daten verarbeiten.
• Ebenfalls darf ein Arbeitgeber zur Erfüllung seiner sozialversicherungsrechtlichen Pflichten das Geburtsdatum, die Krankenkasse und die Sozialversicherungsnummer seiner Arbeitnehmer erfassen (vgl. § 32 BDSG).
• Auch Händler dürfen Adressdaten ihrer Kunden beispielsweise im Rahmen eines Mahnverfahrens (vgl. § 28 Absatz 1, Nr. 2 BDSG) oder bei Weitergabe der Kunden-Lieferanschrift an den Lieferanten (§ 28 Absatz 1, Nr. 1 BDSG) verarbeiten.
• Personenbezogene Daten, die allgemein zugänglich sind, wie z. B. Telefonbucheinträge, öffentliche Facebook-Seiten, dürfen ohne Einwilligung genutzt werden, wenn keine offensichtlich schutzwürdigen Interessen des Betroffenen entgegenstehen (§ 28 Absatz 3, Nr. 1 BDSG).
• Auch für Listendaten ist keine Einwilligung erforderlich. D. h., dass Angaben über Personen, die einer Gruppe angehören, in einer Liste zusammengefasst werden und für Werbezwecke verwendet werden dürfen. Listendaten umfassen z. B. die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Personengruppe, die Berufs-, Branchen- oder Geschäftsbezeichnung, Namen, Titel, akademische Grade, Anschrift, Geburtsjahr – jedoch nicht die E-Mail Adresse (§ 28 Absatz 3 BDSG).

Wenn keine gesetzliche Erlaubnis vorliegt, dann dürfen Daten nicht ohne Einwilligungserklärung verwendet werden. Man kennt es z. B. von der Anmeldung zu Newslettern oder auch von Online-Shops und anderen Internetportalen.

Ab dem 25.05.2018 wird die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) Teile des geltenden deutschen Datenschutzrechts ersetzen. Die EU-DSGVO dient jedoch auch der Gewährleistung des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung, sodass wesentliche Grundprinzipien erhalten bleiben. Mehr dazu in weiteren Artikeln zum Thema Datenschutz!

Warum ist Datenschutz notwendig?

Viele Unternehmen und Agenturen denken sich vielleicht: Wir haben keine Zeit für das Thema Datenschutz, wir haben schließlich genug Arbeit, Kunden-Promotionaktionen oder Messen und Events vorzubereiten. Bei uns ist doch noch nie etwas passiert. Wozu also das Ganze?

Selbstverständlich kostet Datenschutz etwas – sowohl Zeit als auch Geld, je nachdem, wie die Agentur oder das Unternehmen bezüglich Datenschutz aufgestellt sind. Doch es sollte auch bedacht werden, dass das Thema Datenschutz nicht nur negativ, sondern im Gegenteil gesehen werden sollte. Was nützt die viele Arbeit, wenn Kunden abspringen und ihre Verkostungen oder Messen lieber von anderen planen lassen wollen, die mit ihren Daten verantwortungsvoller umgehen. Was nützt es, wenn der Promoterpool immer geringer wird, weil die Promoter ihre Daten nicht in irgendwelchen Excellisten oder unsicheren Datenbanken gespeichert haben wollen – ganz ohne Schutz und Verschlüsselung bei der Verarbeitung. Für die wirtschaftliche Situation des Unternehmens oder der Agentur wäre dies schwer zu tragen und würde Geschäftsbeziehungen zu Kunden und Personal einschränken. Abgesehen vom Imageschaden sollte es zu irgendwelchen Pannen oder Datenverlusten kommen, gibt es gesetzliche Gründe, sich um den Datenschutz zu kümmern.

Denn wie anfangs bereits erwähnt gibt es das Bundesdatenschutzgesetz, das den Schutz der Menschen und die Auswirkungen auf Menschen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten regelt. Es geht hier um die Wahrung des Persönlichkeitsrecht. Wenn bestimmte persönliche und vertrauliche Daten in falsche Hände geraten, kann dies das Leben von Personen erheblich beeinflussen. Die Privatsphäre geht verloren.

Und zu guter Letzt kostet es Unternehmen und Agenturen eine Menge an Bußgeld, wenn das Thema Datenschutz nicht beachtet und außen vor gelassen wird. Mehr dazu in unseren nächsten Artikeln!