Die Steuerung der manuellen E-Mail-Kommunikation wurde grundlegend überarbeitet. Künftig können direkt von den Datensätzen ausgehend (z.B. von Profilen oder aber Einsätzen) E-Mails versendet werden. Der “Umweg” über die E-Mail-Verwaltung ist nicht mehr erforderlich. Der Versand von E-Mails kann auf Basis von Vorlagen oder individuellen bzw. neuen E-Mail-Inhalten erfolgen.
Auch die prozessbegleitende E-Mail-Kommunikation wurde grundlegend überarbeitet (d.h. die E-Mails, die z.B. bei der Zuordnung einer Person zu einem Job oder im Rahmen von Buchungsprozessen der Einsatzplanung versendet werden). Hierbei setzt das System künftig auf Benachrichtigungsabläufe, welche frei vom Nutzer erstellt und innerhalb von Projekten verwendet werden können. Diese Benachrichtigungsabläufe beinhalten die einzelnen Nachrichten, die prozessbegleitend versendet werden sollen. Dieser Bereich ersetzt somit die Defaulttexte aus der aktuellen Promo-Version.
Was heißt das? Künftig können auf Wunsch für jedes Projekt individuelle Mails versendet werden. Ebenso können flexibel Reminder-Mails oder Mails mit Einsatz-Listen im System hinterlegt und vom System automatisch versendet werden. Besser lesbare Platzhalter und ein vereinfachtes Handling von Anhängen runden die neue Mail-Funktionalität ab.
Auf den Screenshots sehen Sie folgende Neuerungen:
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- Im System können künftig E-Mail-Vorlagen hinterlegt werden. Diese Vorlagen dienen dann als Inhaltsbasis für den Versand. Besser lesbare Platzhalter und ein vereinfachtes Handling von Anhängen zeigen, dass die Mail-Funktionalität grundlegend überarbeitet und verbessert wurde. Ein neuer Editor für das Bearbeiten wird noch folgen.
- Der Mailversand an Datensätze ist künftig ganz einfach: Soll an drei Profile eine Mail gesendet werden, müssen einfach die Profile in der Profilverwaltung ausgewählt und die Sammelfunktion „E-Mail versenden“ aufgerufen werden. Anschließend startet der Versandworkflow, bei dem eine E-Mail auf Basis einer Vorlage oder mit einem komplett neuen Inhalt versendet werden kann
- Doch nicht nur an Profile kann eine Mail gesendet werden. Auch auf Basis von Projekten, Jobs, Slots oder Einsätzen können E-Mails versendet werden. So kann z.B ein Tagesbriefing einfach auf Basis eines Einsatzes an ein Profil versendet werden. Auf diesen Ebenen, wenn die Aktionsdaten bekannt sind, können sämtliche Angaben des Jobs/Einsatzes über Platzhalter in die Mails eingebunden und somit übermittelt werden.
- Da die Performance des E-Mail Versands in der alten Promo-Version eine Schwäche war, wurde dieser Punkt ebenfalls grundlegend überarbeitet. Für jeden E-Mail Versand wird künftig ein Versandprozess erstellt, welcher automatisch im Hintergrund vom System bearbeitet wird. Ein Versand einer Mail an tausende Promoter dauert auch künftig einige Zeit – aber der Nutzer merkt hiervon nichts, er kann im System weiter arbeiten und auch weitere E-Mails versenden.
- Künftig kann die prozessbegleitende Kommunikation völlig frei durch den Nutzer im System definiert und projektspezifisch differenziert werden. Hierfür werden die gewünschten Event-Benachrichtigungen in einem Benachrichtigungsablauf hinterlegt, z.B. die E-Mail, die bei Buchung eines Einsatzes versendet werden soll. Die so hinterlegte E-Mail Vorlage wird bei den Projekten, bei denen dieser Benachrichtigungsablauf gewählt wurde, künftig im Rahmen des Buchungsprozesses versendet.
- Ebenso können Reminder-Mails künftig im System hinterlegt werden. Der Promoter soll einen Tag nach einem Einsatz einen Reminder bekommen, falls er noch kein Feedback bekommen hat? Dies kann einfach über eine einsatzbezogene Benachrichtigung mit hinterlegt werden. Jeden Montag soll der Promoter eine Mail mit der Auflistung seiner Einsätze für die aktuelle Woche bekommen? Auch dies ist über eine zeitraumbezogene Benachrichtigung kein Problem mehr!
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