Aktionscontrolling leicht gemacht – mit iPM_Promotion!
Im Artikel „Tagesgenaue Einsatzplanung einer Sales-Promotion-Aktion“ haben wir gezeigt, wie die Abbildung einer konkreten Verkaufsaktion in iPM_Promotion gestaltet werden kann. Ist die Aktion nun geplant und vorbereitet, stellen sich im Anschluss viele weitere Fragen im operativen Arbeitsalltag: Wie viele Einsätze sind in der gesamten Aktion bisher geplant? Wie viele Termine sind im Einsatzhaus in Hamburg noch offen? Ist die nächste Woche schon komplett besetzt? Und welche Promoter sind heute im Einsatz? Diese Fragen und viele weitere Problemlösungen klärt das operative Aktionscontrolling in iPM_Promotion, welches im nachfolgenden Artikel erläutert wird.
Besetzt oder nicht besetzt – das ist hier die Frage
Die erste wichtige Hilfestellung bietet das System im Jobkalender, also dem Bereich im System, in dem die Termine zu einem Job erstellt sowie die terminbezogenen Anfragen an die Promoter versendet werden und der tagesgenaue, papierlose Buchungsworkflow gestartet wird. Im Jobkalender ist bereits ersichtlich, ob der einzelne Termin bereits besetzt ist. An der oberen rechten Ecke eines Termins sehe ich, wie viele Personen benötigt werden und wie viele bereits gebucht sind. Ist der Termin schraffiert kann ich sehen, dass noch keine exakte Besetzung vorhanden ist.
Ebenso hilft mir das System in der operativen Personalplanung und Personaldisposition bei der Besetzung meiner Termine: Möchte ich einen Promoter für einen Tag anfragen, an dem er bereits im Einsatz ist, gibt es einen Doppelbuchungs-Konflikt, mit dem ich auf diese Problematik automatisch vom System hingewiesen werde. Ebenso warnt mich das System bei einer eventuellen Überbuchung eines Termins. Das Ziel dieser Funktionen ist klar: Es soll eine fehlerfreie Planung von Einsätzen ohne Buchungsfehler ermöglicht werden.
Wer bin ich? Und wenn ja wie viele?
Die Kontrollzahlen sammeln und aggregieren Angaben zu Terminen und Einsätzen im System. Die Ausgabe dieser Kontrollzahlen erfolgt auf verschiedenen Ebenen. Auf Projektebene sehe ich im Widget „Kontrollzahlen“ im Dashboard des jeweiligen Projekts beispielsweise wie viele Termine insgesamt geplant sind und wie viele dieser Termine bereits besetzt oder noch offen sind. Ebenso sehe ich die Anzahl der Einsätze und wie viele Einsatz-Bewerbungen noch beantwortet werden müssen. So habe ich einen guten Überblick über die komplette Aktion.
Diese Kontrollzahlen sind auch für jeden einzelnen Job aufrufbar – ebenfalls im Widget „Kontrollzahlen“ im Dashboard des Jobs. Auch in der Verwaltung der Jobs, also der Listen-Ansicht, sind bereits die wichtigsten Kontrollzahlen direkt auf den ersten Blick zu sehen. Hier wird die Anzahl der unterbesetzten Termine, der offenen Rückmeldungen sowie der Einsätze ausgegeben. Auf Ebene der Jobs sehe ich somit also klar für jeden Standort, wie viele Einsätze bereits gelaufen sind und durchgeführt wurden.
Detail-Kontrolle über Filter und Listen
Die Details darüber, welche Termine noch unterbesetzt sind oder zu welchen Einsätzen noch eine agenturseitige Rückmeldung erforderlich ist, ist in Form von Listen abrufbar. Hier nehmen die Filter ein wichtige Rolle ein, um die gewünschten Daten schnell und einfach zu ermitteln. So können problemlos die unterbesetzten Termine in der kommenden Woche oder die gebuchten Einsätze im kommenden Monat aufgelistet werden.
Aufgabenmanagement – damit nichts vergessen wird
Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser. Sollen bei Ihnen inhouse zu wiederkehrenden Zeitpunkten bestimmte Aufgaben durchgeführt werden, so können diese auch innerhalb von iPM_Promotion hinterlegt werden. Das integrierte Task-Management bietet eine einfach zu handhabende Funktion zum Erstellen von Aufgaben und die Zuweisung dieser Aufgaben an den jeweiligen Mitarbeiter. So kann z. B. die Aufgabe „Besetzungsstatus der aktuellen Woche prüfen“ im System abgebildet und mit dem zuständigen Mitarbeiter verknüpft und hinterlegt werden.
Welche Kontrollzahlen sind ihnen noch wichtig? Wir freuen uns auf ihr Feedback an redaktion@ipm-promotion.de oder über ihre Kommentare!
Auf den Screenshots sehen Sie:
