50.000 Promoter – kein Problem! Was ist für eine gute Personalverwaltung wichtig?
Die Personalverwaltung ist ein wichtiger Teil der Agenturplanung bzw. Unternehmensplanung. Denn schließlich benötigt man Personal für die Einsatzplanung und das Aktionsmanagement der Kunden. Ohne das passende Personal oder im Allgemeinen eine Auswahl an unterschiedlichen Promotern, Hostessen, etc. ist es schwierig, Kundenwünschen gerecht zu werden.
Das muss doch nicht sein
Ein Kunde von Ihnen möchte, dass Sie für ihn eine Verkostungsaktion planen. Er macht Ihnen eine Reihe an Vorgaben, an die Sie sich natürlich zu halten haben: Am liebsten hätte er weibliche Promoter, ohne Tattoos oder Piercings, sollten am besten nicht zu weit vom Einsatzort entfernt wohnen, damit Pünktlichkeit gewährleistet wird und vor allem sollten sie auch neben Deutsch mindestens zwei weitere Sprachen beherrschen. Schnell könnte sich Frust einschleichen, wenn Sie daran denken, dass Sie Ihre ganzen Personallisten durchforsten müssten, um Promoter mit den geforderten Merkmalen zu finden.
Nehmen wir an, Sie haben nach Stunden endlich passende Profile gefunden, die perfekt für diese Verkostungsaktion Ihres Kunden wären. Als nächstes müssten Sie diese Promoter anfragen; Telefonnnummer und E-Mail-Adresse sind ja im Profil vorhanden. Sie schreiben eine E-Mail an die Promoter und fragen, ob diese an den Einsatztagen Zeit und Interesse an der Aktion hätten. 6 von den 10 verschickten E-Mails können leider nicht zugestellt werden. Gut, es kann ja sein, dass die E-Mail-Adressen veraltet sind. Es gibt ja noch die Telefonnummern. Leider können Sie auch hierüber nicht alle potenziellen Promoter erreichen. Wie ärgerlich! Anscheinend sind die Profil-Informationen doch ziemlich veraltet.
Mit Mühe und Not haben Sie nun endlich noch interessierte Promoter erreichen können und schicken diese zum Einsatz. Der eine Promoter kommt zu jedem Einsatz mindestens 15 Minuten zu spät. Ein weiterer ist recht antriebslos und nascht ständig von den Lebensmitteln, die zur Verkostung angedacht sind. Der dritte ist sehr schüchtern und traut sich kaum die Passanten anzusprechen. Jetzt haben Sie so lange gebraucht, um das perfekte Personal ausfindig zu machen und dann solche faux-pas beim Einsatz.
Wie hätte das alles bloß besser gemacht werden können? Ganz klar: Da muss eine Software her, mit dem diese wichtigen Punkte einer Personalverwaltung besser gehandhabt werden können.
Personenenbezogene Stammdaten immer aktuell
Mit einer umfassenden Verwaltung aller personenbezogenen Stammdaten haben Sie stets einen Überblick über Alter, Erscheinungsbild, Fähigkeiten oder auch Erfahrung. In iPM_Promotion sind diese und viele weitere Informationen in den sogenannten Profil-Cockpits abgebildet. Hier sind alle personenrelevanten Daten zu Ihren Promotern abgespeichert. Auch Dokumente, wie Gewerbeschein, Gesundheitszeugnis, etc. können hier hinterlegt werden. Vorteil für Sie: Diese Daten können auch direkt über das Promotersystem von jedem einzelnen Promoter selbst aktualisiert werden. Auf diese Weise sind stest aktuelle Daten gewährleistet.
Profile schnell gefunden
Im Dashboard des Profil-Cockpits haben Sie eine Übersicht über die wichtigsten Daten Ihres Promoters, wie Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, Bewertung und Kategorie. In der Detailansicht können Sie sämtliche Angaben zum Promoter einsehen – von Größe, Körpermaße, Haarfarbe über Angaben zu Krankenversicherung oder Bankverbindung bis hin zu Qualifikationen und Arbeitsvorlieben. Ebenso können Sie im Profil-Cockpit Fotos hinterlegen. So können Sie sich ein genaues Bild Ihres Promoters machen. Sie sagen sich nun vielleicht, dass es bei dieser Menge an Informationen alles andere als eine übersichtliche Personalverwaltung ist? Dank der leistungsstarken Filterfunktionen in iPM_Promotion können Sie unter Ihren 50.000 Promotern immer das gewünschte Personal finden. Da ist es kein Problem die Kundenwünsche umzusetzen: Der Kunde möchte für seine nächste Aktion weibliche Promoter ohne Tattoos und Piercings, die mehrere Sprachen beherrschen und nicht weit vom Aktionsort wohnen? Dann filtern Sie Ihre Profile einfach nach den gewünschten Sprachen, dem Geschlecht, dem Wohnort und den Merkmalen Tattoos und Piercings. Et voilà – Ihre Promoterauswahl mit den gewünschten Merkmalen wurde erstellt.
Nie wieder antriebslose Promoter
Auch Funktionen wie Bewertung und Kategorisierung von Promotern sind sehr hilfreich. Sie und Ihre Mitarbeiter können nach erfolgreich abgeschlossener Aktion z. B. Pünktlichkeit, Aussehen, Rhetorik, Leistung und Verlässlichkeit bewerten und auch eigene Notizen zu den einzelnen Promotern hinterlegen. So wissen Sie noch nach Monaten, wie das Auftreten des einzelnen Promoters beim letzten Einsatz war. Durch eine Kategorisierung können Sie beispielsweise die für Sie am besten geeigneten Promoter markieren, um sie auf diese Weise auch wieder schnell für den nächsten Einsatz parat haben.
Aktionshistorie für den besseren Überblick
Über die Aktionshistorie im Profil-Cockpit sehen Sie, an welcher Ihrer Aktionen und Einsätze Ihr Promoter bereits beteiligt war. Hatte er vor zwei Monaten bei einer Verkostungsaktion gearbeitet und keine negativen Bewertungen von Ihnen oder einem Kollegen erhalten, können Sie ihn also ohne Bedenken bei der bevorstehenden Verkostungsaktion einsetzen, da er hier bereits Erfahrung gesammelt hat und alles zur Zufriedenheit Ihres Kunden geschehen ist.
Ein System, viele Funktionen, zufriedene Kunden, glückliche Mitarbeiter. Was braucht man mehr für eine gute Personalverwaltung?
Auf den Screenshots sehen Sie folgendes:
