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Wie die leidigen Themen Kommunikation und Dokumentation zum Kinderspiel werden!

Veranstaltungen, Events oder andere Marketingaktionen vorzubereiten benötigt eine Menge Zeit und Arbeit. Alles muss bis ins Kleinste geplant und mit Kollegen, Kunden und Personal kommuniziert werden. Das bedeutet: Anrufe bei Änderungen des Ablaufs von Aktionen, E-Mails zu Einsätzen, Buchungen des Personals, Notizen zu einzelnen Veranstaltungen oder zum Personal und vieles mehr. Es sollte alles dokumentiert werden, damit Kollegen nachvollziehen können, wie der Stand der Planung ist.

Beispiel: Gewinnspiele/Preisausschreiben am POS

Gewinnspiele sind ein beliebtes und erfolgsversprechendes Marketing-Instrument. Im Gegensatz zu anderen Werbeformen fordern Gewinnspiele Kunden zum Mitmachen auf und zählen damit zum Erlebnismarketing. Die Anbieter von Gewinnspielen haben einen doppelten Nutzen, denn sie transportieren einerseits ihre Markenbotschaft und gewinnen andererseits wertvolle Kundendaten, die sie in zukünftigen Marketingaktionen nutzen können. Somit können sie mit dem Einverständnis der Interessenten Werbe-E-Mails oder sonstiges verschicken und diese eventuell in Zukunft als Neukunden gewinnen. Damit beispielsweise die Durchführung von Gewinnspielen an einem Wochenende parallel in 30 Baumärkten ein voller Erfolg wird, gilt es jedoch bezüglich der Konzeption und Durchführung von Gewinnspielen einiges zu beachten.

Was es zu beachten gibt

Am Anfang steht die Idee – wie soll mein Gewinnspiel aufgebaut sein, um möglichst attraktiv zu wirken? Natürlich mögen potenzielle Kunden keine langen Anleitungen, die sie erst durchlesen müssen. Daher sollte auf den ersten Blick erkennbar sein, was die Voraussetzungen zur Teilnahme sind.

Die wichtigste Motivation an einem Gewinnspiel teilzunehmen ist der Preis, den es zu gewinnen gibt. Hier wäre es gut, wenn der Preis etwas mit dem eigenem Unternehmen, Produkt etc. zu tun hat. Idealerweise sollte ein Gewinnspiel die Teilnehmer auch dazu anregen, sich intensiver mit dem Unternehmen oder dessen Produkten auseinanderzusetzen, was wiederum zu einer Bindung führt.

Darüber hinaus sollten im Vorfeld Dinge wie die Laufzeit, Teilnahmebedingungen, Datenschutz, verschiedene Verbreitungskanäle oder der rechtliche Rahmen festgelegt und beachtet werden. Gewinnspiele sollten grundsätzlich kostenfrei erfolgen, da sich der Veranstalter ansonsten schnell im strafbaren Bereich des unerlaubten Glücksspiel befinden kann.

So ein Gewinnspiel steht und fällt natürlich auch mit dem Personal. Große Aufmerksamkeit erlangen Gewinnspiele direkt am Point of Sale, z. B. in Baumärkten, in einer Fußgängerzone, im Supermarkt, auf Messen, Events oder Festen. Daher muss auch Personal dafür gebucht und gebrieft werden.

So wird Ihr Gewinnspiel mit iPM_Promotion erfolgreich

So viele Dinge, an die man bei der Planung und Durchführung denken muss. Vor allem muss alles gut kommuniziert werden, damit es nicht zu Missverständnissen kommt. Telefonate müssen bezüglich des Preises des Gewinnspiels geführt werden. Personal muss für die 30 verschiedenen Baumärkte per E-Mail angefragt und gebucht werden, die das Gewinnspiel vor Ort leiten und durchführen. Perfekt wäre, wenn das Personal noch an bevorstehende Einsätze erinnert werden könnte. All das und vieles mehr können Sie problemlos mit iPM_Promotion umsetzen.

Mit der Dokumentation der einzelnen Daten, E-Mails, Gespräche und Notizen kennen Ihre Vorgesetzten, Kollegen und Kunden jederzeit den aktuellen Planungsstand. Die Termine, an denen die Gewinnspiele laufen sollen, sind für die 30 Baumärkte geplant. Sollte der Baumarkt in Hannover kurzfristig absagen oder den geplanten Termin verschieben, muss der Termin logischerweise auch im System storniert oder verschoben werden. Stornierungen und Verschiebungen von Terminen werden z. B. in iPM_Promotion automatisch dokumentiert, d. h. man kann nachvollziehen, wer wann und aus welchem Grund die Stornierung hinterlegt hat.

Für den neuen Termin muss dann auch wieder neues Personal gesucht werden. In iPM_Promotion können Sie Jobs per E-Mail an Promoter oder Promotergruppen aussschreiben und papierlos und rechtssicher Personal für bestimmte Einsätze buchen. Steht der Einsatz bevor, können Sie den individuellen Einsatzplan oder auch Erinnerungen an Ihr Personal verschicken. Sollte Ihr Personal nach dem Einsatz noch kein Feedback abgegeben haben, unterstützt Sie iPM_Promotion, indem beispielsweise Reminder an diejenigen verschickt werden, die kein Feedback hinterlegt haben. Dabei helfen die zahlreichen vordefinierten E-Mail-Vorlagen, sodass Sie nicht jede einzelne Standart-E-Mail jedesmal aufs Neue aufsetzen müssen.

In iPM_Promotion können Sie Wiedervorlagelisten, wichtige Meetings oder Anrufe speichern, sodass Sie das System rechtzeitig daran erinnern kann. Das Gewinnspiel steht bevor und Sie möchten Ihr Personal dazu briefen? Mit iPM_Promotion können Sie einfach eine Rundmail an die gebuchten Promoter versenden.

Automatische System-Benachrichtigungen bei verschiedenen Workflows zu beispielsweise Buchung, Doppelbuchung oder Stornierung eines Einsatzes erleichtern Ihnen zudem die tägliche Arbeit beispielsweise rund um die Einsatzplanung eines Gewinnspiels. Über die Ereignisse im System können Sie jederzeit einsehen, wer von Ihren Kollegen und Mitarbeitern welchen Promoter gebucht hat. Ebenso wird bei Anfrage, Buchung, etc. hinterlegt, ob z. B. die Aktionsvereinbarung bestätigt wurde oder ob die Anfrage komplett abgelehnt wurde.

So wird also Kommunikation und Dokumentation rund um Ihre Veranstaltungen mit iPM_Promotion zum Kinderspiel.

Auf den Screenshots sehen Sie:

  • den Versand von E-Mails
  • die E-Mail-Vorlagen
  • das Benachrichtigungsablauf-Cockpit
  • wie Sie Meetings, Gespräche und Notizen hinterlegen
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