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Wie das Excel-Chaos in den Einsatzlisten endlich ein Ende findet!

Agenturen und Unternehmen wünschen sich Mitarbeiter und Kollegen, die stets auf dem aktuellen Wissensstand bezüglich aktueller Projekte und Aktionen sind. Keiner verliert den Überblick über all seine Aktivitäten und behält dabei immer seine freundliche Art. Das ist der Idealzustand.

Doch in der Realität sieht es oft ganz anders aus: Trotz verschiedener Excel-Listen wissen wir nicht, wo unsere Mitarbeiter gerade unterwegs sind oder ob unsere Promoter ihr Tagespensum schaffen.

Beispiel: Verkostungsaktion in einer Supermarktkette

Sie planen eine Verkostungsaktion in einer Supermarktkette? Ohne ein entsprechendes System würden Sie mehrere Excel-Listen anlegen – eine Liste für das Personal, eine für den Einsatz in Supermarkt X, eine für Tagesberichte etc. Damit wird es immer schwieriger Prozesse zu überblicken. Die Folge: Es herrscht oft Datenchaos und Intransparenz. Da ist man schnell am Rotieren zwischen den einzelnen Excel-Listen und verliert vielleicht auch mal den Überblick. Die Dateneingabe ist zudem fehleranfällig und mühsam, beispielsweise beim manuellen Eintragen von Report-Zahlen der Promoter. Auch beim Hin- und Herkopieren von Daten kann man leicht in der Zeile verrutschen. Auf jeden Fall kostet es eine Menge Zeit, die benötigten Datensätze aus den verschiedenen Excel-Listen überhaupt zu finden.

Grundsätzliche Planung

Agenturen und Unternehmen der Promotion- und Eventbranche brauchen in der Handhabung anpassbare Lösungen für die tägliche Planung von solchen Aktionen. Dafür wird ein System benötigt, dass die Prozesse detailliert abbildet. Hier kommt iPM_Promotion ins Spiel.

Um eine Verkostungsaktion durchzuführen, müssen grundlegende Fragestellungen geklärt werden: An welchem Standort soll die Verkostungsaktion durchgeführt werden? An welchem Tag oder in welchem Zeitraum? Wer soll die Verkostung durchführen?

iPM_Promotion hilft im Alltag

Hinsichtlich Transparenzschaffung innerhalb komplexer Projektstrukturen hilft iPM_Promotion in vielerlei Hinsicht. Mit iPM_Promotion können Sie Projekte und Jobs anlegen und hier alle wichtigen Informationen zu Ihrer Verkostungsaktion hinterlegen. Somit haben Ihre Kollegen auch stets Einblick in diese Verkostung. Im Profil-Kalender kann die Verfügbarkeit eines Profils eingesehen und bearbeitet werden. In dieser Kalenderansicht werden verfügbare Tage und nicht-verfügbare Tage für den besseren Überblick in verschiedenen Farben ausgegeben. Auf Basis dieser Information kann über die Funktion „Termine erstellen und Einsätze planen“ direkt aus dem Kalender ein Planungsprozess der Einsatzplanung gestartet werden. Im Rahmen der Einsatzplanung werden verschiedene Konflikte und Kollisionen geprüft, z. B. die Doppelbuchung einer Person, Über- oder Unterbuchungen des Termins, Standortkonflikte oder die Nicht-Verfügbarkeit einer Person. Neben den Verfügbarkeiten werden in dem Kalender auch die gebuchten Einsätze der Personen ausgegeben. iPM_Promotion gibt viele Strukturen und Workflows vor – bleibt dabei aber trotzdem hoch flexibel. Dies hilft auch bei der Abbildung komplexer Aktionen. Doch selbst bei kleineren Herausforderungen im Alltag, wie den Geburtstagserinnerungen, Einsatz-Erinnerungen etc., wird man dank automatisierten Benachrichtigungen perfekt unterstützt. Damit Sie auch immer wissen, ob Ihr Personal im Supermarkt angekommen ist, gibt es die Zeiterfassung in iPM_Promotion.

iPM_Promotion sorgt für eine klare Ordnung und Struktur in Ihren Daten. Darauf aufbauend ergibt sich durch die Automatisierung administrativer Prozesse eine hohe Zeiteinsparung, um sich anderweitigen Aufgaben widmen zu können. Durch zusätzliche Funktionen und Ergänzungen generiert iPM_Promotion Mehrwerte, die es Agenturen und Unternehmen erlaubt, die Zusammenarbeit zwischen Ihnen, Ihren Kollegen und Kunden um ein Vielfaches zu steigern. Also Schluss mit den Excel-Listen – iPM_Promotion ist online von überall verfügbar.

Auf den Screenshots sehen Sie:

  • Wie Sie ein Projekt anlegen
  • Die Einsatzplanung im Kalender mit der Funktion „Termine erstellen und Einsätze planen“
  • Den Konflikt einer Doppelbuchung
  • Die Einsatz-Erinnerung
  • Die Zeiterfassung
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