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Datenschutz: Ist Ihre Promoterkartei fit für die DSGVO?

Die neue Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) steht in den Startlöchern! In rund zwei Monaten, ab dem 25. Mai 2018, müssen diverse Aspekte im Hinblick auf Datenschutz, Datensicherheit und Dokumentationspflichten beachtet und erfüllt werden. Spätestens durch die erhöhten Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes wird Datenschutz zum „Chefthema“.

Gerade für Promotionagenturen ist Datenschutz ein wichtiges Thema. Zur Abbildung und Besetzung von Aktionen findet ein Umgang mit einer Vielzahl von personenbezogenen Daten statt – nämlich von Promotern, Hostessen, Kunden, Outletlisten mit Ansprechpartnern und vieles mehr. Nicht selten werden diese Daten in Excel-Listen, Access-Datenbanken oder selbstentwickelten Online-Datenbanken gespeichert und vorgehalten.

Hierbei stellt sich die Frage, ob die Speicherung und Verarbeitung dieser Daten den Anforderungen der DSGVO entspricht. So müssen viele wichtige Fragestellungen in Bezug auf die DSGVO beachtet werden:

  • Entspricht mein System den technischen Anforderungen zum Thema Datenschutz?
  • Wie kann ich der Dokumentations- und Nachweispflicht zu den personenbezogenen Daten und den Änderungen eines Datensatzes nachkommen?
  • Wie muss korrektes Löschverhalten abgebildet werden und was bedeutet das „Recht auf Vergessenwerden“?
  • Habe ich überhaupt eine gültige Erlaubnis zur Speicherung der Daten?
  • Welchen Datenschutzbestimmungen sollte ein Promoter bei einer Zusammenarbeit mit einer Promotionagentur zustimmen?
  • Ist die Kommunikation mit den Promotern/Hostessen über WhatsApp/Facebook noch DSGVO-konform?
  • Ist das Bewerbungsformular für neue Promoter/Hostessen auf meiner Webseite DSGVO-konform?

Wir haben in den letzten Wochen intensiv an Konzepten für die Umsetzung der Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung gearbeitet. Unser Ziel ist es, unsere Kunden bestmöglich auf diese Anforderungen vorzubereiten und systemisch zu unterstützen. Als Ihr Lösungspartner für integriertes Promotion-Management sehen wir es als wichtig und zentral an, dass unsere Softwarelösung iPM_Promotion diesen Anforderungen nachkommt und sie erfüllt.

Aus eigener Erfahrung wissen wir, wie umfangreich und mühsam die Umsetzung dieser Anforderungen sind. Gerne unterstützen und beraten wir Sie hierbei. Um unser Wissen an Sie weiterzugeben, werden wir in unserem PromoBlog in den nächsten Wochen verschiedene Artikel rund um die DSGVO veröffentlichen. Praxisbezug und konkrete Beispiele sind uns in unseren Artikeln wichtig, damit Ihre Promoterkartei und Ihr Unternehmen fit für die DSGVO werden.

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